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isi­docs – ein­fach, aber mächtig

isi­docs kann viel. Vom ein­fa­chen ein­le­sen von PDF-Doku­men­ten über die Wei­ter­ga­be in einem Akten­lauf bis zur Über­ga­be an die Steu­er­be­ra­tung — alle Fea­tures auf einem Blick. Und wenn die Doku­men­te bear­bei­tet sind, trägt isi­docs sie in den Keller.

Ein­fach mäch­tig einfach!

Bekannt seit 1884 …

Seit dem Ende des 19. Jahr­hun­derts, als der Akten­ord­ner erfun­den wur­de, legen wir Doku­men­te in Schrän­ken und Ord­nern ab. Doku­men­te wan­dern in Map­pen zur Bear­bei­tung durch das Haus. 

isi­docs bil­det die­ses Prin­zip nach und fügt noch eini­ge Ver­bes­se­run­gen hinzu.

RegaleOrdner

4 Wege in isi­docs

Doku­men­te ein­le­sen in isi­docs geht auf 4 Wegen

  • manu­ell, ein­zeln oder in Ordnern
  • auto­ma­tisch aus über­wach­ten Ord­nern im Rechner
  • in zen­tra­len Ord­nern auf dem Ser­ver
  • Post­fach-Abfra­ge

Über alle Wege kön­nen Sie den Doku­men­ten manu­ell, halb­au­to­ma­tisch oder auto­ma­tisch Merk­ma­le zuwei­sen, nach denen sie sich spä­ter ein­fach fin­den lassen.

Post­fach­ab­fra­ge

  • isi­docs kann ein Post­fach abfra­gen und erlaub­te Mails mit Anhang ver­ar­bei­ten. Zu errei­chen sind die Ein­stel­lun­gen über die “Stan­dard­lis­ten”, Man­dan­ten und dort auf der “Post­ein­gangs­sei­te”. Es gibt Regeln, die man anle­gen kann und nach denen isi­docs ent­schei­det, ob die­se Mails zuge­las­sen sind. Wir haben das ziem­lich radi­kal ein­ge­stellt, also: Alles, was nicht in eine der Regeln fällt, wird gelöscht. Sie soll­ten des­we­gen ein eige­nes Post­fach nur für die­sen Zweck anle­gen, und auch mit Ihren Mail-Part­nern tes­ten, ob alles so läuft wie gewünscht. Auf kei­nen Fall soll­ten Sie ein aktiv genutz­tes Post­fach neh­men! Wenn Sie ein Post­fach brau­chen: wir stel­len Ihnen gern eines zu Ver­fü­gung: ihrefirma@isidocs.de.
Abfrageregeln Postfach
in den Keller tragen

In den Kel­ler tragen…

Wenn Sie eine Ein­gangs­rech­nung ein­ge­ge­ben, bean­wor­tet, wei­ter­ge­ge­ben, geprüft und bezahlt haben — dann trägt isi­docs sie in den Kel­ler. Sie wer­den dann nur noch auf aus­drück­li­chen Wunsch ange­zeigt. So bleibt das täg­li­che Arbei­ten über­sicht­lich, trotz­dem ist alles sofort zu finden.

Doku­men­ten­aus­ga­be

isi­docs kann einen gewähl­ten Ord­ner aus­ge­ben. Je nach gemach­ten Ein­stel­lun­gen kön­nen die in einem Ord­ner ent­hal­te­nen Doku­men­te in Unter­ord­nern nach Doku­men­ten­typ abge­legt wer­den, und auf Wunsch wird ein Doku­ment erzeugt, in dem für alle Doku­men­te alle gemach­ten Anmer­kun­gen ent­hal­ten sind. Wun­der­bar zur Wei­ter­ga­be an die Buchhaltung.

Exportoptionen
Finanzkonten

DATEV? DATEV!

Bei der Ent­wick­lung von isi­docs war es uns wich­tig, dass Doku­men­te schon so weit wie mög­lich für die wei­te­re Ver­ar­bei­tung vor­be­rei­tet wer­den. Und das am bes­ten ohne sich mit Buch­hal­tungs­kon­ten zu quä­len. Das Ergeb­nis? Beim Ein­le­sen von Doku­men­ten wer­den über die Vor­la­gen und/oder die Doku­men­ten­ty­pen bereits die rich­ti­gen Kon­ten auto­ma­tisch zuge­wie­sen. Bei­spiel? Alle Ein­gangs­rech­nun­gen bekom­men Kon­to 5400 (“Waren­ein­kauf 16/19%”) zuge­wei­sen, es sei denn, sie wer­den mit der Vor­la­ge “Ein­gangs­rech­nung KFZ” klas­si­fi­ziert, dann erhal­ten Sie das Kon­to 6530 (“Lau­fen­de KFZ-Betriebs­kos­ten”). Und das kann über die ver­schie­de­nen Optio­nen zum Import auch völ­lig auto­ma­tisch geschehen.

Akten­lauf

isi­docs erleich­tert Ihnen das Leben, wenn Doku­men­te frei­ge­ge­ben wer­den oder zur Kennt­nis genom­men wer­den müs­sen. Sie legen eine Map­pe an, laden die Teil­neh­mer dazu ein, legen die Rei­hen­fol­ge fest und schi­cken das Gan­ze auf die Rei­se. Die Sta­tio­nen haben Sie immer im Blick, Sie sehen also, wenn es mal irgend­wo hakt — oder jemand sei­ne Zustim­mung noch nicht gege­ben hat.

Aktenlauf
Finanzkonten

Doku­men­te, Ver­wei­se, Ord­ner, Mappen…?

isi­docs bil­det das Pri­zip der Ord­ner und Rega­le nach, mit dem wir schon lan­ge Zeit Doku­men­te able­gen. Zusätz­lich kann isi­docs noch Ver­wei­se, Schlag­wor­te, Kun­den­ak­ten und Map­pen. Wie das alles zusam­men­hängt haben wir in einem klei­nen Bei­trag mal aufgelistet…

 

Map­pen

Seit jeher ein Instru­ment zur Zusam­men­fas­sung von Unter­la­gen zu Vor­gän­gen. Klas­si­sche Map­pen haben den Nach­teil, dass man ent­we­der das Ori­gi­nal­do­ku­ment oder eine Kopie dar­in able­gen muss. In isi­docs geht das ele­gan­ter: in Map­pen sind immer Ver­wei­se auf Ori­gi­nal­do­ku­men­te. So blei­ben alle Anmer­kun­gen aus ver­schie­de­nen Map­pen immer beim Ori­gi­nal­do­ku­ment. Und jedes Ori­gi­nal­do­ku­ment kann dadurch in belie­big vie­len Map­pen sein!

Aktenlauf
Encryption

GoBD? Aber ja!

Wie ist das mit Ver­schlüs­se­lung… (so wie links dar­ge­stellt. Das ist eine Rech­nung, sieht man doch…)

… und Sicher­heit und so wei­ter? Wenn isi­docs instal­liert wird, erhal­ten Sie von uns ein soge­nann­tes Schlüs­sel­paar. Der pri­va­te Schlüs­sel wird fest in die Daten­da­tei eingebacken.

Ab die­sem Moment legt isi­docs alle PDF-Doku­men­te mit dem pri­va­ten Teil des Schlüs­sel­paa­res ver­schlüs­selt auf dem Rech­ner ab. Damit ist den For­de­run­gen der GoBD Genü­ge getan: Das PDF ist nicht mehr änder­bar. Alle Anmer­kun­gen, Anwei­sun­gen, Bemer­kun­gen wer­den dann eben­falls nicht änder­bar zum Ver­weis pro­to­kol­liert, so kann lücken­los nach­voll­zo­gen wer­den, was wann mit dem Doku­ment pas­siert ist. Mehr zur GoBG? Hier. Alter­na­ti­ve Fak­ten zur GoBD ent­zau­bert? Hier!

Cloud

Wer möch­te, kann isi­docs-Doku­men­te jetzt in der Cloud haben. Unser Ansatz bei isi­docs ist, mög­lichst alle Doku­men­te nicht auf frem­den Ser­vern zu hal­ten. Gleich­zei­tig möch­ten wir aber ermög­li­chen, dass man von unter­wegs Zugriff auf aus­ge­wähl­te Doku­men­te hat. In der Ser­ver­ver­si­on von isi­docs gibt es einen Web­zu­griff. zusätz­lich haben wir sowohl für Nut­zer der Ser­ver­ver­si­on als auch der Ein­zel­platz­ver­si­on eine Mög­lich­keit, eine Aus­wahl an Doku­men­ten in einen Ord­ner zu syn­chro­ni­sie­ren, der bei einem Cloud-Anbie­ter liegt. Das kann Drop­box, iCloud oder ein eige­nes NAS sein, z.B. Syn­olo­gy Dri­ve. Vor­teil die­ser Lösung: Die Doku­men­te wer­den in der Struk­tur abge­legt, in der sie auch in isi­docs sind, also Regal/Ordner oder Mappenart/Mappe. Und sen­si­ble Doku­men­te blei­ben, wo sie hin­ge­hö­ren — auf Ihrem Rechner.

Dateiliste Mac
Dateiliste Synology Drive

Ver­bun­de­ne Verweise

Eigen­stän­dig und doch ver­bun­den. isi­docs erlaubt es, meh­re­re Ver­wei­se auf ein und das­sel­be Doku­ment in ver­schie­de­nen Ord­nern abzu­le­gen, die Rech­nung der KFZ-Ver­si­che­rung sowohl im Ord­ner “Ein­gangs­rech­nun­gen 01/2021” als auch im Ord­ner “KFZ”. Jeder die­ser ver­wei­se ist eigen­stän­dig, kann also einen eige­nen Doku­men­ten­typ, einen zuge­wie­se­nen Kon­takt etc. zu haben. Ist einer die­ser Ver­wei­se als “Ver­bun­de­ner Ver­weis” mar­kiert, dann sieht man auf jedem Ver­weis die Noti­zen zu allen Ver­wei­sen. Ist die Rech­nung im Ord­ner “Ein­gangs­rech­nun­gen 01/2021” als bezahlt mar­kiert, sieht man das auch im Ord­ner “KFZ”.

Aktenlauf
Startfenster Büro
Kalkulation
Rechnung

Büro, Büro!

isi­docs hat ein kom­plet­tes Büro ein­ge­baut, für Pro­jek­te, Kal­ku­la­tio­nen, Ange­bo­te und Rechnungen:

  • Kal­ku­la­ti­on: Der Grund­satz von isi­docs ist es, für den Benut­zer so ein­fach wie es geht zu sein. Unser Büro­mo­dul ver­folgt genau die­sen Ansatz. Ein Pro­jekt kann man sich vor­stel­len wie das rie­sen­gro­ße Blatt, auf dem alles zusam­men­ge­tra­gen wird, was zu einem Pro­jekt (“Auf­trag”) gehört. Stel­len Sie sich vor, sie bekom­men einen Auf­trag, ein Haus zu bau­en, eine Web­sei­te zu gestal­ten oder einen Com­pu­ter zu lie­fern. Dazu legen Sie ein Pro­jekt an, tra­gen die Kun­den­da­ten, Auf­trags­num­mern, etc. ein. Aus der Preis­lis­te zie­hen Sie alle benö­tig­ten Artikel/Bestandteile in die Arti­kel­lis­te. Das kön­nen ein­fa­che Arti­kel sein(“Web­sei­ten­pro­gram­mie­rung pro Stun­de”) oder das kann auch ein Arti­kel sein wie “Bade­wan­ne ein­bau­en”, der alle für den Ein­bau nöti­gen Tei­le, Stun­den und Aus­hil­fen ent­hält. “Bade­wan­ne ein­bau­en” ist in unse­rem Bei­spiel eine Stück­lis­te, und die­se Stück­lis­te ist leben­dig. Wenn Sie so einen Arti­kel in die Arti­kel­lis­te des Pro­jek­te gezo­gen haben, dann tau­chen alle Bestand­tei­le in der Unter­lis­te auf, und hier kön­nen Sie dann den Bade­wannen­ein­bau anpas­sen: Statt einem Was­ser­hahn kön­nen Sie zwei neh­men, isi­docs rech­net das alles neu aus.
  • Ange­bo­te und Auf­trä­ge: Blei­ben wir mal im Bei­spiel des Haus­bau­es: Wäh­rend der Pla­nung geben sie alle nöti­gen Arti­kel in isi­docs ein. Wenn Sie dann alles kom­plett haben schrei­ben Sie dem Kun­den ein Ange­bot. Der Kun­de hät­te gern noch einen drit­ten Was­ser­hahn für das ange­bo­te­ne Bad. Sie ergän­zen das in der Lis­te, erzeu­gen ein neu­es Ange­bot. Wird der Auf­trag erteilt, mar­kie­ren Sie die ange­bo­te­nen Arti­kel als beauftragt.
  • Pro­jek­te ver­fol­gen: In unse­rem Bei­spiel: Wäh­rend der Bau­pha­se prü­fen Sie nach, ob Sie mit den ange­bo­te­nen Arti­keln aus­kom­men, oder ob mehr Din­ge oder Stun­den nötig wer­den. Neh­men wir an, Sie haben für eine Arbeit 20 Stun­den ange­bo­ten, stel­len aber fest, dass Sie dafür 30 brau­chen. Dann ergän­zen Sie in isi­docs die­se 10 Stun­den. Für die­se 10 Stun­den kön­nen Sie jetzt ein eige­nes Ange­bot schrei­ben oder alle Arti­kel mit den dazu gekom­me­nen 10 Stun­den noch ein­mal anbie­ten. Ist der Kun­de ein­ver­stan­den, mar­kie­ren Sie die 10 Stun­den auch als beauftragt.
  • Rech­nun­gen: Haben Sie z.B. den Bad­aus­bau abge­schlos­sen, dann mar­kie­ren Sie alle zuge­hö­ri­gen Ein­trä­ge dazu in isi­docs und erzeu­gen eine Rech­nung. isi­docs legt die­se Rech­nung kor­rekt mit Auf­trags­num­mer, Rech­nungs­num­mer, etc. an und spei­chert sie gleich im gewünsch­ten Ord­ner und auf Wunsch auch in der mit die­sem Pro­jekt ver­kop­pel­ten Map­pe. Die berech­ne­ten Arti­kel wer­den mar­kiert, sie sehen also in Ihrer Arbeits­lis­te in isi­docs, wel­che Arti­kel sie frisch ein­ge­tra­gen haben, wel­che beauf­tragt, aber noch nicht berech­net sind und wel­che bereits berech­net sind.

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