FEATURES
isidocs – einfach, aber mächtig
isidocs kann viel. Vom einfachen einlesen von PDF-Dokumenten über die Weitergabe in einem Aktenlauf bis zur Übergabe an die Steuerberatung — alle Features auf einem Blick. Und wenn die Dokumente bearbeitet sind, trägt isidocs sie in den Keller.
Bekannt seit 1884 …
Seit dem Ende des 19. Jahrhunderts, als der Aktenordner erfunden wurde, legen wir Dokumente in Schränken und Ordnern ab. Dokumente wandern in Mappen zur Bearbeitung durch das Haus.
isidocs bildet dieses Prinzip nach und fügt noch einige Verbesserungen hinzu.
4 Wege in isidocs
Dokumente einlesen in isidocs geht auf 4 Wegen
- manuell, einzeln oder in Ordnern
- automatisch aus überwachten Ordnern im Rechner
- in zentralen Ordnern auf dem Server
- Postfach-Abfrage
Über alle Wege können Sie den Dokumenten manuell, halbautomatisch oder automatisch Merkmale zuweisen, nach denen sie sich später einfach finden lassen.
Postfachabfrage
In den Keller tragen…
Wenn Sie eine Eingangsrechnung eingegeben, beanwortet, weitergegeben, geprüft und bezahlt haben — dann trägt isidocs sie in den Keller. Sie werden dann nur noch auf ausdrücklichen Wunsch angezeigt. So bleibt das tägliche Arbeiten übersichtlich, trotzdem ist alles sofort zu finden.
Dokumentenausgabe
isidocs kann einen gewählten Ordner ausgeben. Je nach gemachten Einstellungen können die in einem Ordner enthaltenen Dokumente in Unterordnern nach Dokumententyp abgelegt werden, und auf Wunsch wird ein Dokument erzeugt, in dem für alle Dokumente alle gemachten Anmerkungen enthalten sind. Wunderbar zur Weitergabe an die Buchhaltung.
DATEV? DATEV!
Bei der Entwicklung von isidocs war es uns wichtig, dass Dokumente schon so weit wie möglich für die weitere Verarbeitung vorbereitet werden. Und das am besten ohne sich mit Buchhaltungskonten zu quälen. Das Ergebnis? Beim Einlesen von Dokumenten werden über die Vorlagen und/oder die Dokumententypen bereits die richtigen Konten automatisch zugewiesen. Beispiel? Alle Eingangsrechnungen bekommen Konto 5400 (“Wareneinkauf 16/19%”) zugeweisen, es sei denn, sie werden mit der Vorlage “Eingangsrechnung KFZ” klassifiziert, dann erhalten Sie das Konto 6530 (“Laufende KFZ-Betriebskosten”). Und das kann über die verschiedenen Optionen zum Import auch völlig automatisch geschehen.
Aktenlauf
isidocs erleichtert Ihnen das Leben, wenn Dokumente freigegeben werden oder zur Kenntnis genommen werden müssen. Sie legen eine Mappe an, laden die Teilnehmer dazu ein, legen die Reihenfolge fest und schicken das Ganze auf die Reise. Die Stationen haben Sie immer im Blick, Sie sehen also, wenn es mal irgendwo hakt — oder jemand seine Zustimmung noch nicht gegeben hat.
Dokumente, Verweise, Ordner, Mappen…?
isidocs bildet das Prizip der Ordner und Regale nach, mit dem wir schon lange Zeit Dokumente ablegen. Zusätzlich kann isidocs noch Verweise, Schlagworte, Kundenakten und Mappen. Wie das alles zusammenhängt haben wir in einem kleinen Beitrag mal aufgelistet…
Mappen
Seit jeher ein Instrument zur Zusammenfassung von Unterlagen zu Vorgängen. Klassische Mappen haben den Nachteil, dass man entweder das Originaldokument oder eine Kopie darin ablegen muss. In isidocs geht das eleganter: in Mappen sind immer Verweise auf Originaldokumente. So bleiben alle Anmerkungen aus verschiedenen Mappen immer beim Originaldokument. Und jedes Originaldokument kann dadurch in beliebig vielen Mappen sein!
GoBD? Aber ja!
Wie ist das mit Verschlüsselung… (so wie links dargestellt. Das ist eine Rechnung, sieht man doch…)
… und Sicherheit und so weiter? Wenn isidocs installiert wird, erhalten Sie von uns ein sogenanntes Schlüsselpaar. Der private Schlüssel wird fest in die Datendatei eingebacken.
Ab diesem Moment legt isidocs alle PDF-Dokumente mit dem privaten Teil des Schlüsselpaares verschlüsselt auf dem Rechner ab. Damit ist den Forderungen der GoBD Genüge getan: Das PDF ist nicht mehr änderbar. Alle Anmerkungen, Anweisungen, Bemerkungen werden dann ebenfalls nicht änderbar zum Verweis protokolliert, so kann lückenlos nachvollzogen werden, was wann mit dem Dokument passiert ist. Mehr zur GoBG? Hier. Alternative Fakten zur GoBD entzaubert? Hier!
Verbundene Verweise
Eigenständig und doch verbunden. isidocs erlaubt es, mehrere Verweise auf ein und dasselbe Dokument in verschiedenen Ordnern abzulegen, die Rechnung der KFZ-Versicherung sowohl im Ordner “Eingangsrechnungen 01/2021” als auch im Ordner “KFZ”. Jeder dieser verweise ist eigenständig, kann also einen eigenen Dokumententyp, einen zugewiesenen Kontakt etc. zu haben. Ist einer dieser Verweise als “Verbundener Verweis” markiert, dann sieht man auf jedem Verweis die Notizen zu allen Verweisen. Ist die Rechnung im Ordner “Eingangsrechnungen 01/2021” als bezahlt markiert, sieht man das auch im Ordner “KFZ”.
