FALLBEISPIELE

War­um isi­docs nutzen?

Das kön­nen Ihnen am bes­ten unse­re Kun­den beschrei­ben. Manch­mal über­rascht uns die Krea­ti­vi­tät beim Ein­satz der vie­len Fea­tures von isi­docs schon…

Auf die­ser Sei­te fin­den Sie ori­gi­nal-Fall­bei­spie­le. Wir ver­mit­teln Ihnen ger­ne den Kon­takt zu dem Kunden.

Ihre Bran­che nicht dabei? Spre­chen Sie uns an, wir fin­den eine Lösung!

Inter­es­se? Wir sind bereit…

Wer­be­agen­tur und Messebau.

Alle ein­ge­hen­den Schrift­stü­cke wer­den gescannt und in isi­docs ein­ge­ord­net. Dazu sind auf dem Ein­gangs-Arbeits­platz ver­schie­de­ne 12 ver­schie­de­ne Ord­ner defi­niert, die von isi­docs über­wacht werden.

Mit dem Buch­hal­tungs­bü­ro wur­de ein ein­ge­schränk­ter Kon­ten­plan für Doku­men­ten­ar­ten und Vor­la­gen erstellt. Jedem Ord­ner ist eine Klas­si­fi­ka­ti­ons­vor­la­ge zuge­ord­net, die die Doku­men­te dann für die Buch­hal­tung rich­tig able­gen. Die wich­tigs­ten Lie­fe­ran­ten und Kun­den haben ein­fach zu mer­ken­de Matchcodes.

Beim Scan­nen und Able­gen in den Ord­nern wird über ein Macro­pro­gramm das Beleg­da­tum und der Match­code vor den Datei­na­men gestellt, so dass die Doku­men­te ohne wei­te­res Zutun in den rich­ti­gen Ord­nern lan­den, die Bele­ge sind durch den Kon­ten­plan auch bereits vor­kon­tiert. Ein­mal im Monat wird der aktu­el­le. Monats­ord­ner expor­tiert und per „Unter­neh­men Online“ an die Datev über­ge­ben, inklu­si­ve aller Anmer­kun­gen zu den Doku­men­te und den Kontierungen.

Agentur

Die Agen­tur ver­wal­tet die Kun­den­pro­jek­te in Map­pen, in denen alle zuge­hö­ri­gen Doku­men­te zusam­men­ge­fasst sind. Zu die­ser Map­pe wer­den Kom­men­ta­re gemacht und die Map­pe dann an den ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter wei­ter­ge­reicht. Die Agen­tur hat damit ein für sie aus­rei­chen­des Auf­ga­ben­sys­tem eingerichtet.

Als gro­ße Erleich­te­rung wird das auto­ma­ti­sche Ver­schi­cken von Hin­wei­sen zu anste­hen­den Auf­ga­ben emp­fun­den, kom­bi­niert mit dem Sys­tem der über­ge­ord­ne­ten Kon­trol­le gehen kei­ne wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen von Kun­den mehr ver­lo­ren und Ter­mi­ne sind für alle klar einsehbar.

Ärz­te­haus

Ziel war es, den gesam­ten Ein­kauf für den Pra­xen-Zusam­men­schluss abzu­wi­ckeln und zu kon­trol­lie­ren. Map­pen wer­den genutzt, um ein­zel­ne Vor­gän­ge zusam­men zu hal­ten. Bestel­lun­gen wer­den in isi­docs® geschrie­ben, in einer Map­pe abge­legt. Ein­ge­hen­de Lie­fer­schei­ne und Rech­nun­gen wer­den die­ser Map­pe zuge­ord­net, die Ein­gangs­rech­nun­gen über weni­ge Klas­si­fi­ka­ti­ons­vor­la­gen schon vor­kon­tiert. Alle Ein­gangs­rech­nun­gen eines Tages wer­den dann in einer Map­pe zusam­men­ge­fasst und zur Kon­trol­le und Bezah­lung wei­ter gereicht. Bezahl­te Ein­gangs­rech­nun­gen gehen als Ord­ner­ex­port mit Anmer­kun­gen an das Steuerberaterbüro.

krankenhaus

Bau­un­ter­neh­mer

Ein­zel­un­ter­neh­mer, mit Zuar­bei­tern und Saisonkräften.

Ziel bei der Ein­rich­tung war, so wenig Zeit wie mög­lich mit dem Papier­kram zu ver­brin­gen und den Stress bei der Abga­be an die Steu­er­an­mel­dun­gen zu reduzieren.

Alle ein­kom­men­den Doku­men­te wer­den in einen Ord­ner abge­legt, von der liest isi­docs sie ein und legt sie in den Ein­gangs­korb. Da vie­le Rech­nun­gen von weni­gen Lie­fe­ran­ten kom­men, sind mit weni­gen ange­leg­ten Klas­si­fi­ka­ti­ons­vor­la­gen alle Doku­men­te schnell eingeordnet.

Alle Bau­pro­jek­te wer­den in Map­pen zusam­me­ge­fasst, ein­ge­hen­de Kom­mu­ni­ka­ti­on dazu wird ent­we­der in den Noti­zen erfasst oder als Schrift­stück und PDF abge­legt. Alle Ver­trä­ge zu den Pro­jek­ten, für Sub­un­ter­neh­mer, etc. wer­den eben­falls archi­viert und sind durch die Ver­schlag­wor­tung, Zuord­nung zu einem Kon­takt und Zuwei­sung eines Doku­men­ten­ty­pes sofort zu finden.

Fris­ten für Bau­an­trä­ge, etc. wer­den von isi­docs über­wacht. Ange­bo­te und Rech­nun­gen wer­den aus isi­docs mit dem Schrift­ver­kehrs­mo­dul, den Vor­la­gen und den Text­bau­stei­nen schnell erstellt, an den Interessenten/Kunden geschickt und gleich­zei­tig zum Pro­jekt archi­viert. Nach Abschluss des Pro­jek­tes wird die Map­pe archi­viert und bekommt ein Wie­der­vor­la­ge­da­tum zum Ablauf der Gewährleistung.

handwerk

Ein­mal im Monat wird der aktu­el­le Monats­ord­ner expor­tiert und per „Unter­neh­men Online“ an die Datev über­ge­ben, inklu­si­ve aller Anmer­kun­gen zu den Doku­men­te und den Kon­tie­run­gen. Spür­ba­rer Vor­teil nach einem hal­ben Jahr Nut­zung: Der Bau­un­ter­neh­mer ist jeder­zeit bes­ser über den aktu­el­len Stand der Pro­jek­te unter­rich­tet, das auf­wen­di­ge und zeit­rau­ben­de „last minu­te“ Zusam­men­su­chen der Bele­ge für die Umsatz­steu­er­vor­anmel­dung ent­fällt komplett.

„Zum Doku­men­ten­ein­gang brau­chen wir gering­fü­gig mehr Zeit, das spa­ren wir aber 10-fach zum Ende ein!“

„Alles, was ich nicht zur­ord­nen kann, lege ich mir in eine Map­pe und klä­re die­se Din­ge auf einen Rutsch ab!“

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