FALLBEISPIELE
Warum isidocs nutzen?
Das können Ihnen am besten unsere Kunden beschreiben. Manchmal überrascht uns die Kreativität beim Einsatz der vielen Features von isidocs schon…
Auf dieser Seite finden Sie original-Fallbeispiele. Wir vermitteln Ihnen gerne den Kontakt zu dem Kunden.
Ihre Branche nicht dabei? Sprechen Sie uns an, wir finden eine Lösung!
Werbeagentur und Messebau.
Alle eingehenden Schriftstücke werden gescannt und in isidocs eingeordnet. Dazu sind auf dem Eingangs-Arbeitsplatz verschiedene 12 verschiedene Ordner definiert, die von isidocs überwacht werden.
Mit dem Buchhaltungsbüro wurde ein eingeschränkter Kontenplan für Dokumentenarten und Vorlagen erstellt. Jedem Ordner ist eine Klassifikationsvorlage zugeordnet, die die Dokumente dann für die Buchhaltung richtig ablegen. Die wichtigsten Lieferanten und Kunden haben einfach zu merkende Matchcodes.
Beim Scannen und Ablegen in den Ordnern wird über ein Macroprogramm das Belegdatum und der Matchcode vor den Dateinamen gestellt, so dass die Dokumente ohne weiteres Zutun in den richtigen Ordnern landen, die Belege sind durch den Kontenplan auch bereits vorkontiert. Einmal im Monat wird der aktuelle. Monatsordner exportiert und per „Unternehmen Online“ an die Datev übergeben, inklusive aller Anmerkungen zu den Dokumente und den Kontierungen.
Die Agentur verwaltet die Kundenprojekte in Mappen, in denen alle zugehörigen Dokumente zusammengefasst sind. Zu dieser Mappe werden Kommentare gemacht und die Mappe dann an den verantwortlichen Mitarbeiter weitergereicht. Die Agentur hat damit ein für sie ausreichendes Aufgabensystem eingerichtet.
Als große Erleichterung wird das automatische Verschicken von Hinweisen zu anstehenden Aufgaben empfunden, kombiniert mit dem System der übergeordneten Kontrolle gehen keine wichtigen Informationen von Kunden mehr verloren und Termine sind für alle klar einsehbar.
Ärztehaus
Ziel war es, den gesamten Einkauf für den Praxen-Zusammenschluss abzuwickeln und zu kontrollieren. Mappen werden genutzt, um einzelne Vorgänge zusammen zu halten. Bestellungen werden in isidocs® geschrieben, in einer Mappe abgelegt. Eingehende Lieferscheine und Rechnungen werden dieser Mappe zugeordnet, die Eingangsrechnungen über wenige Klassifikationsvorlagen schon vorkontiert. Alle Eingangsrechnungen eines Tages werden dann in einer Mappe zusammengefasst und zur Kontrolle und Bezahlung weiter gereicht. Bezahlte Eingangsrechnungen gehen als Ordnerexport mit Anmerkungen an das Steuerberaterbüro.
Bauunternehmer
Einzelunternehmer, mit Zuarbeitern und Saisonkräften.
Ziel bei der Einrichtung war, so wenig Zeit wie möglich mit dem Papierkram zu verbringen und den Stress bei der Abgabe an die Steueranmeldungen zu reduzieren.
Alle einkommenden Dokumente werden in einen Ordner abgelegt, von der liest isidocs sie ein und legt sie in den Eingangskorb. Da viele Rechnungen von wenigen Lieferanten kommen, sind mit wenigen angelegten Klassifikationsvorlagen alle Dokumente schnell eingeordnet.
Alle Bauprojekte werden in Mappen zusammegefasst, eingehende Kommunikation dazu wird entweder in den Notizen erfasst oder als Schriftstück und PDF abgelegt. Alle Verträge zu den Projekten, für Subunternehmer, etc. werden ebenfalls archiviert und sind durch die Verschlagwortung, Zuordnung zu einem Kontakt und Zuweisung eines Dokumententypes sofort zu finden.
Fristen für Bauanträge, etc. werden von isidocs überwacht. Angebote und Rechnungen werden aus isidocs mit dem Schriftverkehrsmodul, den Vorlagen und den Textbausteinen schnell erstellt, an den Interessenten/Kunden geschickt und gleichzeitig zum Projekt archiviert. Nach Abschluss des Projektes wird die Mappe archiviert und bekommt ein Wiedervorlagedatum zum Ablauf der Gewährleistung.
Einmal im Monat wird der aktuelle Monatsordner exportiert und per „Unternehmen Online“ an die Datev übergeben, inklusive aller Anmerkungen zu den Dokumente und den Kontierungen. Spürbarer Vorteil nach einem halben Jahr Nutzung: Der Bauunternehmer ist jederzeit besser über den aktuellen Stand der Projekte unterrichtet, das aufwendige und zeitraubende „last minute“ Zusammensuchen der Belege für die Umsatzsteuervoranmeldung entfällt komplett.
„Zum Dokumenteneingang brauchen wir geringfügig mehr Zeit, das sparen wir aber 10-fach zum Ende ein!“
„Alles, was ich nicht zurordnen kann, lege ich mir in eine Mappe und kläre diese Dinge auf einen Rutsch ab!“