isi­docs – ein­fach, aber mächtig

4 Wege in isi­docs

Doku­men­te ein­le­sen in isi­docs geht auf 4 Wegen

• manu­ell, ein­zeln oder in Ordnern
• auto­ma­tisch aus über­wach­ten Ord­nern im Rechner
• in zen­tra­len Ord­nern auf dem Ser­ver
• Post­fach-Abfra­ge

Über alle Wege kön­nen Sie den Doku­men­ten manu­ell, halb­au­to­ma­tisch oder auto­ma­tisch Merk­ma­le zuwei­sen, nach denen sie sich spä­ter ein­fach fin­den lassen.

In den Kel­ler tragen…

Wenn Sie eine Ein­gangs­rech­nung ein­ge­ge­ben, bean­wor­tet, wei­ter­ge­ge­ben, geprüft und bezahlt haben — dann trägt isi­docs sie in den Kel­ler. Sie wer­den dann nur noch auf aus­drück­li­chen Wunsch ange­zeigt. So bleibt das täg­li­che Arbei­ten über­sicht­lich, trotz­dem ist alles sofort zu finden.

DATEV? DATEV!

Bei der Ent­wick­lung von isi­docs war es uns wich­tig, dass Doku­men­te schon so weit wie mög­lich für die wei­te­re Ver­ar­bei­tung vor­be­rei­tet wer­den. Und das am bes­ten ohne sich mit Buch­hal­tungs­kon­ten zu quä­len. Das Ergeb­nis? Beim Ein­le­sen von Doku­men­ten wer­den über die Vor­la­gen und/oder die Doku­men­ten­ty­pen bereits die rich­ti­gen Kon­ten auto­ma­tisch zuge­wie­sen. Bei­spiel? Alle Ein­gangs­rech­nun­gen bekom­men Kon­to 5400 (“Waren­ein­kauf 16/19%”) zuge­wei­sen, es sei denn, sie wer­den mit der Vor­la­ge “Ein­gangs­rech­nung KFZ” klas­si­fi­ziert, dann erhal­ten Sie das Kon­to 6530 (“Lau­fen­de KFZ-Betriebs­kos­ten”). Und das kann über die ver­schie­de­nen Optio­nen zum Import auch völ­lig auto­ma­tisch geschehen.

Doku­men­te, Ver­wei­se, Ord­ner, Mappen…?

isi­docs bil­det das Pri­zip der Ord­ner und Rega­le nach, mit dem wir schon lan­ge Zeit Doku­men­te able­gen. Zusätz­lich kann isi­docs noch Ver­wei­se, Schlag­wor­te, Kun­den­ak­ten und Map­pen. Wie das alles zusam­men­hängt haben wir in einem klei­nen Bei­trag mal aufgelistet…

GoBD? Aber ja!

Wie ist das mit Ver­schlüs­se­lung… (so wie links dar­ge­stellt. Das ist eine Rech­nung, sieht man doch…)

… und Sicher­heit und so wei­ter? Wenn isi­docs instal­liert wird, erhal­ten Sie von uns ein soge­nann­tes Schlüs­sel­paar. Der pri­va­te Schlüs­sel wird fest in die Daten­da­tei eingebacken.

Ab die­sem Moment legt isi­docs alle PDF-Doku­men­te mit dem pri­va­ten Teil des Schlüs­sel­paa­res ver­schlüs­selt auf dem Rech­ner ab. Damit ist den For­de­run­gen der GoBD Genü­ge getan: Das PDF ist nicht mehr änder­bar. Alle Anmer­kun­gen, Anwei­sun­gen, Bemer­kun­gen wer­den dann eben­falls nicht änder­bar zum Ver­weis pro­to­kol­liert, so kann lücken­los nach­voll­zo­gen wer­den, was wann mit dem Doku­ment pas­siert ist. Mehr zur GoBG? Hier. Alter­na­ti­ve Fak­ten zur GoBD ent­zau­bert? Hier!

Büro, Büro!

isi­docs hat ein kom­plet­tes Büro ein­ge­baut, für Pro­jek­te, Kal­ku­la­tio­nen, Ange­bo­te und Rechnungen:

• Kal­ku­la­ti­on: Der Grund­satz von isi­docs ist es, für den Benut­zer so ein­fach wie es geht zu sein. Unser Büro­mo­dul ver­folgt genau die­sen Ansatz. Ein Pro­jekt kann man sich vor­stel­len wie das rie­sen­gro­ße Blatt, auf dem alles zusam­men­ge­tra­gen wird, was zu einem Pro­jekt (“Auf­trag”) gehört. Stel­len Sie sich vor, sie bekom­men einen Auf­trag, ein Haus zu bau­en, eine Web­sei­te zu gestal­ten oder einen Com­pu­ter zu lie­fern. Dazu legen Sie ein Pro­jekt an, tra­gen die Kun­den­da­ten, Auf­trags­num­mern, etc. ein. Aus der Preis­lis­te zie­hen Sie alle benö­tig­ten Artikel/Bestandteile in die Arti­kel­lis­te. Das kön­nen ein­fa­che Arti­kel sein(“Web­sei­ten­pro­gram­mie­rung pro Stun­de”) oder das kann auch ein Arti­kel sein wie “Bade­wan­ne ein­bau­en”, der alle für den Ein­bau nöti­gen Tei­le, Stun­den und Aus­hil­fen ent­hält. “Bade­wan­ne ein­bau­en” ist in unse­rem Bei­spiel eine Stück­lis­te, und die­se Stück­lis­te ist leben­dig. Wenn Sie so einen Arti­kel in die Arti­kel­lis­te des Pro­jek­te gezo­gen haben, dann tau­chen alle Bestand­tei­le in der Unter­lis­te auf, und hier kön­nen Sie dann den Bade­wan­nen­ein­bau anpas­sen: Statt einem Was­ser­hahn kön­nen Sie zwei neh­men, isi­docs rech­net das alles neu aus.

• Ange­bo­te und Auf­trä­ge: Blei­ben wir mal im Bei­spiel des Haus­bau­es: Wäh­rend der Pla­nung geben sie alle nöti­gen Arti­kel in isi­docs ein. Wenn Sie dann alles kom­plett haben schrei­ben Sie dem Kun­den ein Ange­bot. Der Kun­de hät­te gern noch einen drit­ten Was­ser­hahn für das ange­bo­te­ne Bad. Sie ergän­zen das in der Lis­te, erzeu­gen ein neu­es Ange­bot. Wird der Auf­trag erteilt, mar­kie­ren Sie die ange­bo­te­nen Arti­kel als beauftragt.

• Pro­jek­te ver­fol­gen: In unse­rem Bei­spiel: Wäh­rend der Bau­pha­se prü­fen Sie nach, ob Sie mit den ange­bo­te­nen Arti­keln aus­kom­men, oder ob mehr Din­ge oder Stun­den nötig wer­den. Neh­men wir an, Sie haben für eine Arbeit 20 Stun­den ange­bo­ten, stel­len aber fest, dass Sie dafür 30 brau­chen. Dann ergän­zen Sie in isi­docs die­se 10 Stun­den. Für die­se 10 Stun­den kön­nen Sie jetzt ein eige­nes Ange­bot schrei­ben oder alle Arti­kel mit den dazu gekom­me­nen 10 Stun­den noch ein­mal anbie­ten. Ist der Kun­de ein­ver­stan­den, mar­kie­ren Sie die 10 Stun­den auch als beauftragt.

• Rech­nun­gen: Haben Sie z.B. den Bad­aus­bau abge­schlos­sen, dann mar­kie­ren Sie alle zuge­hö­ri­gen Ein­trä­ge dazu in isi­docs und erzeu­gen eine Rech­nung. isi­docs legt die­se Rech­nung kor­rekt mit Auf­trags­num­mer, Rech­nungs­num­mer, etc. an und spei­chert sie gleich im gewünsch­ten Ord­ner und auf Wunsch auch in der mit die­sem Pro­jekt ver­kop­pel­ten Map­pe. Die berech­ne­ten Arti­kel wer­den mar­kiert, sie sehen also in Ihrer Arbeits­lis­te in isi­docs, wel­che Arti­kel sie frisch ein­ge­tra­gen haben, wel­che beauf­tragt, aber noch nicht berech­net sind und wel­che bereits berech­net sind.

Ab sofort: Inte­gra­ti­on mit Lexoffice!

Lexof­fice ist ein sehr ein­fa­ches, schnel­les und gut zu bedie­nen­des Kom­plett­sys­tem für die Erstel­lung von Ange­bo­ten, Lie­fer­schei­nen und Rech­nun­gen. Ein­gangs­be­le­ge kön­nen schnell ein­ge­le­sen, auto­ma­tisch kon­tiert wer­den und dar­aus mit zwei Klicks eine Umsatz­steu­er­vor­anmel­dung gemacht wer­den. Mehr dazu: https://www.lexoffice.de

Das funk­tio­niert per­fekt für Men­schen, die weni­ge Din­ge ver­kau­fen und Din­ge dazu ein­kau­fen, wenn es etwas auf­wän­di­ger wird, tritt Lexof­fice etwas zu kurz.

Der Ein­kauf von der Bestel­lung über die Zuord­nung bis hin zum Lie­fer­schein muss braucht dann viel Auf­merk­sam­keit, damit nichts ver­ges­sen wird.

Und da kommt isi­docs ins Spiel:

Wir haben eine kom­plet­te Inte­gra­ti­on in LexOf­fice. 

Das bedeu­tet kon­kret: Sie machen dem Kun­den ein Ange­bot, der bestellt. Die dann erzeug­te Auf­trags­be­stä­ti­gung über­neh­men wir in isi­docs, und alles wei­te­re von der Bestel­lung beim Lie­fe­ran­ten, der Über­wa­chung des Lager­ein­gan­ges bis hin zu einem Lie­fer­schein in Lexof­fice funk­tio­niert alles einfach.

Und das schö­ne: Alle wich­ti­gen Doku­men­te wer­den auto­ma­tisch oder auf Wunsch in isi­docs über­nom­men und archiviert.