FEATURES

isi­docs – ein­fach, aber mächtig

isi­docs kann viel. Vom ein­fa­chen ein­le­sen von PDF-Doku­men­ten über die Wei­ter­ga­be in einem Akten­lauf bis zur Über­ga­be an die Steu­er­be­ra­tung — alle Fea­tures auf einem Blick. Und wenn die Doku­men­te bear­bei­tet sind, trägt isi­docs sie in den Keller.

Bekannt seit 1884 …

Seit dem Ende des 19. Jahr­hun­derts, als der Akten­ord­ner erfun­den wur­de, legen wir Doku­men­te in Schrän­ken und Ord­nern ab. Doku­men­te wan­dern in Map­pen zur Bear­bei­tung durch das Haus. 

isi­docs bil­det die­ses Prin­zip nach und fügt noch eini­ge Ver­bes­se­run­gen hinzu.

RegaleOrdner

4 Wege in isi­docs

Doku­men­te ein­le­sen in isi­docs geht auf 4 Wegen

  • manu­ell, ein­zeln oder in Ordnern
  • auto­ma­tisch aus über­wach­ten Ord­nern im Rechner
  • in zen­tra­len Ord­nern auf dem Ser­ver
  • Post­fach-Abfra­ge

Über alle Wege kön­nen Sie den Doku­men­ten manu­ell, halb­au­to­ma­tisch oder auto­ma­tisch Merk­ma­le zuwei­sen, nach denen sie sich spä­ter ein­fach fin­den lassen.

Post­fach­ab­fra­ge

  • isi­docs kann ein Post­fach abfra­gen und erlaub­te Mails mit Anhang ver­ar­bei­ten. Zu errei­chen sind die Ein­stel­lun­gen über die “Stan­dard­lis­ten”, Man­dan­ten und dort auf der “Post­ein­gangs­sei­te”. Es gibt Regeln, die man anle­gen kann und nach denen isi­docs ent­schei­det, ob die­se Mails zuge­las­sen sind. Wir haben das ziem­lich radi­kal ein­ge­stellt, also: Alles, was nicht in eine der Regeln fällt, wird gelöscht. Sie soll­ten des­we­gen ein eige­nes Post­fach nur für die­sen Zweck anle­gen, und auch mit Ihren Mail-Part­nern tes­ten, ob alles so läuft wie gewünscht. Auf kei­nen Fall soll­ten Sie ein aktiv genutz­tes Post­fach neh­men! Wenn Sie ein Post­fach brau­chen: wir stel­len Ihnen gern eines zu Ver­fü­gung: ihrefirma@isidocs.de.
Abfrageregeln Postfach
in den Keller tragen

In den Kel­ler tragen…

Wenn Sie eine Ein­gangs­rech­nung ein­ge­ge­ben, bean­wor­tet, wei­ter­ge­ge­ben, geprüft und bezahlt haben — dann trägt isi­docs sie in den Kel­ler. Sie wer­den dann nur noch auf aus­drück­li­chen Wunsch ange­zeigt. So bleibt das täg­li­che Arbei­ten über­sicht­lich, trotz­dem ist alles sofort zu finden.

Doku­men­ten­aus­ga­be

isi­docs kann einen gewähl­ten Ord­ner aus­ge­ben. Je nach gemach­ten Ein­stel­lun­gen kön­nen die in einem Ord­ner ent­hal­te­nen Doku­men­te in Unter­ord­nern nach Doku­men­ten­typ abge­legt wer­den, und auf Wunsch wird ein Doku­ment erzeugt, in dem für alle Doku­men­te alle gemach­ten Anmer­kun­gen ent­hal­ten sind. Wun­der­bar zur Wei­ter­ga­be an die Buchhaltung.

Exportoptionen
Finanzkonten

DATEV? DATEV!

Bei der Ent­wick­lung von isi­docs war es uns wich­tig, dass Doku­men­te schon so weit wie mög­lich für die wei­te­re Ver­ar­bei­tung vor­be­rei­tet wer­den. Und das am bes­ten ohne sich mit Buch­hal­tungs­kon­ten zu quä­len. Das Ergeb­nis? Beim Ein­le­sen von Doku­men­ten wer­den über die Vor­la­gen und/oder die Doku­men­ten­ty­pen bereits die rich­ti­gen Kon­ten auto­ma­tisch zuge­wie­sen. Bei­spiel? Alle Ein­gangs­rech­nun­gen bekom­men Kon­to 5400 (“Waren­ein­kauf 16/19%”) zuge­wei­sen, es sei denn, sie wer­den mit der Vor­la­ge “Ein­gangs­rech­nung KFZ” klas­si­fi­ziert, dann erhal­ten Sie das Kon­to 6530 (“Lau­fen­de KFZ-Betriebs­kos­ten”). Und das kann über die ver­schie­de­nen Optio­nen zum Import auch völ­lig auto­ma­tisch geschehen.

Akten­lauf

isi­docs erleich­tert Ihnen das Leben, wenn Doku­men­te frei­ge­ge­ben wer­den oder zur Kennt­nis genom­men wer­den müs­sen. Sie legen eine Map­pe an, laden die Teil­neh­mer dazu ein, legen die Rei­hen­fol­ge fest und schi­cken das Gan­ze auf die Rei­se. Die Sta­tio­nen haben Sie immer im Blick, Sie sehen also, wenn es mal irgend­wo hakt — oder jemand sei­ne Zustim­mung noch nicht gege­ben hat.

Aktenlauf
Finanzkonten

Doku­men­te, Ver­wei­se, Ord­ner, Mappen…?

isi­docs bil­det das Pri­zip der Ord­ner und Rega­le nach, mit dem wir schon lan­ge Zeit Doku­men­te able­gen. Zusätz­lich kann isi­docs noch Ver­wei­se, Schlag­wor­te, Kun­den­ak­ten und Map­pen. Wie das alles zusam­men­hängt haben wir in einem klei­nen Bei­trag mal aufgelistet…

 

Map­pen

Seit jeher ein Instru­ment zur Zusam­men­fas­sung von Unter­la­gen zu Vor­gän­gen. Klas­si­sche Map­pen haben den Nach­teil, dass man ent­we­der das Ori­gi­nal­do­ku­ment oder eine Kopie dar­in able­gen muss. In isi­docs geht das ele­gan­ter: in Map­pen sind immer Ver­wei­se auf Ori­gi­nal­do­ku­men­te. So blei­ben alle Anmer­kun­gen aus ver­schie­de­nen Map­pen immer beim Ori­gi­nal­do­ku­ment. Und jedes Ori­gi­nal­do­ku­ment kann dadurch in belie­big vie­len Map­pen sein!

Aktenlauf
Encryption

GoBD? Aber ja!

Wie ist das mit Ver­schlüs­se­lung… (so wie links dar­ge­stellt. Das ist eine Rech­nung, sieht man doch…)

… und Sicher­heit und so wei­ter? Wenn isi­docs instal­liert wird, erhal­ten Sie von uns ein soge­nann­tes Schlüs­sel­paar. Der pri­va­te Schlüs­sel wird fest in die Daten­da­tei eingebacken.

Ab die­sem Moment legt isi­docs alle PDF-Doku­men­te mit dem pri­va­ten Teil des Schlüs­sel­paa­res ver­schlüs­selt auf dem Rech­ner ab. Damit ist den For­de­run­gen der GoBD Genü­ge getan: Das PDF ist nicht mehr änder­bar. Alle Anmer­kun­gen, Anwei­sun­gen, Bemer­kun­gen wer­den dann eben­falls nicht änder­bar zum Ver­weis pro­to­kol­liert, so kann lücken­los nach­voll­zo­gen wer­den, was wann mit dem Doku­ment pas­siert ist. Mehr zur GoBG? Hier. Alter­na­ti­ve Fak­ten zur GoBD ent­zau­bert? Hier!

Ver­bun­de­ne Verweise

Eigen­stän­dig und doch ver­bun­den. isi­docs erlaubt es, meh­re­re Ver­wei­se auf ein und das­sel­be Doku­ment in ver­schie­de­nen Ord­nern abzu­le­gen, die Rech­nung der KFZ-Ver­si­che­rung sowohl im Ord­ner “Ein­gangs­rech­nun­gen 01/2021” als auch im Ord­ner “KFZ”. Jeder die­ser ver­wei­se ist eigen­stän­dig, kann also einen eige­nen Doku­men­ten­typ, einen zuge­wie­se­nen Kon­takt etc. zu haben. Ist einer die­ser Ver­wei­se als “Ver­bun­de­ner Ver­weis” mar­kiert, dann sieht man auf jedem Ver­weis die Noti­zen zu allen Ver­wei­sen. Ist die Rech­nung im Ord­ner “Ein­gangs­rech­nun­gen 01/2021” als bezahlt mar­kiert, sieht man das auch im Ord­ner “KFZ”.

Aktenlauf

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