Nie mehr suchen –
nur noch finden!
Schriften, Akten, Dokumente – seit Jahrhunderten werden sie versendet, empfangen, weitergereicht und abgelegt. Die Digitalisierung hat daran nichts geändert.
Wirklich? Mit isidocs tritt das Dokumenten-Management in eine neue Dimension: Aktenablage mit Leichtigkeit und Sicherheit, befreit von stumpfsinnigen Arbeiten und Routinen. Und vor allem: Sie finden alles wieder!
Einfach ablegen,
einfach finden
Mit isidocs wird die Aktenablage zum Kinderspiel. PDF-Dokumente werden in Regalen und Ordnern abgelegt und in Mappen transportiert – ganz wie in Wirklichkeit, nur eben digital.
Magisch: Ein und dasselbe Dokument kann in beliebig vielen Ordnern abgelegt werden. Man kann es Kunden oder Projekten zuordnen, typisieren, kommentieren – und nach vielerlei Kriterien schnell wiederfinden.
Seine volle Stärke spielt isidocs jedoch mit der Automatisierung und Überwachung aus: isidocs überwacht z.B. Verträge und meldet das bevorstehende Vertragsende.
Verschiedene Dokumente können sehr einfach in einen Aktenlauf übergeben werden.
Und das alles zu einem sehr günstigen Preis!
Ideal für Handwerker, Ärzte, Agenturen…
alle kleinen bis mittleren Unternehmen!
Z. B.: Rechnungen und Lieferscheine verwalten, Kunden ein Angebot schreiben, beim Lieferanten bestellen, Verträge mit Subunternehmen schließen, Arbeitszettel drucken und archivieren, Rechnungen an Kunden schreiben … usw.
Die Dokumenten-Ablage in isidocs ist GOBD-konform! Sie brauchen keine andere Datenbank mehr zur gesetzlich vorgeschriebenen Sicherung Ihrer Steuer-Unterlagen.
isidocs und die drei Säulen der Dokumentenarbeit
1. Säule: Ablage
Alle eingehenden Dokumente ordnen Sie einfach einem Ordner und Regal zu, mit wenigen Klicks reichern Sie Kundenzuordnung, Schlagworte, und Dokumentenarten an.
isidocs beantwortet Fragen wie z.B.: „Alle Eingangsrechnungen von Meyer GmbH Januar 2020“. Gern auch von einem „die das Wort Rabatt enthalten“ gefolgt.
Sachen „in den Keller bringen“
isidocs erlaubt es, alle Dokumente, die nicht mehr tagesaktuell sind – zum Beispiel wenn die Steuererklärung fertig ist – „in den Keller zu bringen“. Diese Dokumente tauchen dann nicht mehr im normalen Arbeitsablauf auf, sind aber immer auf Wunsch da.
2. Säule: Kontrolle, Weitergabe, Wiedervorlage
Wiedervorlage für die Überwachung zur Ablauf der Garantie, Erreichen der Kündigungsfrist, generell eingehaltene Fristen sind einfach und schnell erstellt.
Sie geben Mappen in einem Entscheidungsablauf, vom Rechnungseingang über sachliche und buchhalterische Richtigkeit bis zur Zahlung haben Sie alles im Überblick. Ausgangsrechnungen können zur Mahnung vorgelegt werden.
Und dann gibt es noch den Fall, das z.B. alle Ärzte eines Krankenhauses ein Rundschreiben zur Kenntnis nehmen müssen, alle Mitarbeiter der Firma das Lesen der neuen Hausordnung bestätigen sollen…
3. Säule: Reagieren und Erstellen
isidocs macht viele Dinge einfach: Beantwortung eingehender Dokumente, erbitten weiterer Informationen, Bestätigungen, Verträge. Sie können Angebote schreiben, ablegen und auf Wiedervorlage legen für Nachhaken. Arbeitszeugnisse von Vorlagen mit Textbausteinen verfertigen, Arbeitsnachweise ausdrucken und ausgefüllt wieder scannen und ablegen sind auch kein Aufwand. Sie haben Nachfragen zu eingegangenen Dokumenten, auch per Mail? Lösen Sie einfach mit Vorlage und angehängtem Dokument, auf das sich die Nachfrage bezieht.
Ausgeben
Das Steuerberatungsbüro hätte gern alle Belege zur Umsatzsteuer des letzten Monats, am besten sanft vorkontiert, mit Anmerkungen und getrennt nach Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Lohn, Kasse? – Nur drei Klicks in isidocs!
Weit mehr als nur Ablage
isidocs verwaltet nicht nur Dokumente, es nimmt Ihnen auch den dazugehörigen Schriftverkehr ab! Ein Angebot schreiben, als PDF sichern und per Mail verschicken? Kein Problem. Rechnungen, Bestellungen, Arbeitszeugnisse: Alles aus isidocs und gleich auch eingeordnet in isidocs.
isidocs läuft als Client-Server Architektur auf Windows und Apple Macintosh, ein Zugriff per Tablett und Telefon ist geplant. Der Server ist einfach aufzusetzen, einfach zu warten, ohne eine eigene IT-Abteilung zu benötigen. Installieren tun wir Ihnen das gern, und für den laufenden Betrieb sorgen wir auch. Ihre Internetverbindung ist gut und sie hätten das gern in der Cloud? Auch das können wir anbieten.
isidocs – so einfach und kann doch so viel …
isidocs kann mehr als seine einfache Oberfläche auf den ersten Blick zeigt. Das meiste ist in der Basis-Version schon drin. Dennoch ist isidocs so flexibel, dass wir ohne großes Aufhebens alle möglichen Leistungen und Anpassungen für Sie einbauen können.
Sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich!
keine Termine verpassen
isidocs erinnert Sie auf Wunsch an wichtige Termine, z.B. an kommendes Vertragsende, eine fälliger Rechnung und mehr.
Alles finden
Neben der einfachen Ablage in Ordner und Regale findet isidocs auch Schlagworte, Dokumententypen und jedes Wort auf der Seite.
Einfach…
isidocs ist einfach. Die Benutzung der Grundfunktionen ist in wenigen Minuten erlernt. Mächtige weitere Funktionen lauern im Hintergrund.
AKTENLAUF
Ob Kenntnisnahme oder Freigabe: isidocs kann Dokumente in einer Mappe durchs Haus schicken und den Ablauf kontrollieren.
Mehr…
Anpassbar
Wenn Ihnen der Funktionsumfang nicht reicht — sprechen Sie uns an für gewünschte Funktionen. Von kleinen Anpassungen bis zu großen Umbauten — alles ist möglich!
Mitwachsend
isidocs kann als Einzelplatz genutzt werden, bei Bedarf wandert der Datenbestand auf einen Server mit bis zu mehreren hundert Usern.
DATEV
Bei der Entwicklung von isidocs war es uns wichtig, dass Dokumente schon so weit wie möglich für die weitere Verarbeitung vorbereitet werden. Und das am besten ohne sich mit Buchhaltungskonten zu quälen. Mehr…
Vertrauen?
Vertrauen ist gut — Kontrolle ist besser. In isidocs haben Sie jederzeit Überblick über den Stand der Bearbeitung von ToDos, Aktenläufen, etc. In der Serverversion auch automatisch per Mail und/oder SMS.
GoBD und Sicherheit
isidocs arbeitet mit asymmetrischer Verschlüsselung, der private Schlüssel wird fest in die Datendatei eingebacken (mehr dazu hier). Alle PDF verden verschlüsselt abgelegt. Alle Informationen dazu werden nicht änderbar gespeichert, so kann lückenlos nachvollzogen werden, was wann mit dem Dokument passiert ist.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es eine Demoversion
Wird es geben…
Einschränkungen: 30 Tage Laufzeit, keine Verschlüsselung der PDFs.
Ist isidocs mehrsprachig verfügbar?
Aktuell nur in Deutsch, da wir im deutschen Rechtsraum arbeiten — wegen GOBD und Datenschutz. Eine englische Übersetzung ist geplant.
Systemvoraussetzungen
Windows
Intel Core 2 Duo Prozessor oder höher
Windows 10 (64-bit Versionen)
Windows Server 2012 — Windows Server 2019
(Neuestes Release der Major Version ist erforderlich)
4GB RAM minimum (8GB empfohlen)
1280x1024 minimum Bildschirmauflösung
Mac
Intel Core 2 Duo Prozessor oder höher
High Sierra 10.13 — Catalina (10.15)
(Neuestes Release der Major Version ist erforderlich, z.B. 10.13.6)
4GB RAM minimum (8GB empfohlen)
1280x1024 minimum Bildschirmauflösung
Wie sicher ist die Verschlüsselung
isidocs verschlüsselt alle Dokumente auf Wunsch nach Industriestandard. Der private Schlüssel zur Entschüsselung der PDF ist fest in der Datendatei hinterlegt — die sollten Sie regelmäßig sichern. Nur Sie können innerhalb von isisdocs diese Dokumente wieder entschlüsseln.
Was ist der Vorteil des Mietmodells?
Durch das Mietmodell haben Sie die Gewissheit, dass isidocs immer an neueste Systeme und Vorschriften angepasst sind. Und neue Version erhalten Sie kontinuierlich.
isidoccs in der Cloud?
Im Prinzip ja. Cloud heißt ja nichts anderes, als dass der Server an einem anderen Ort steht und sich jemand drum kümmert. Voraussetzung: Sie haben eine schnelle Interetverbindung. Wenn die mal ausfällt — dann haben Sie keinen kein Zugriff mehr. Bestimmte Daten sollten allerdings auch im Haus bleiben. Zu Vor- und Nachteilen beraten wir Sie gern.
Dokumente, Verweise, Ordner, Mappen…?
isidocs bildet das Prizip der Ordner und Regale nach, mit dem wir schon lange Zeit Dokumente ablegen. Zusätzlich kann isidocs noch Verweise, Schlagworte, Kundenakten und Mappen. Wie das alles zusammenhängt haben wir in einem kleinen Beitrag mal aufgelistet…
Was unsere Kunden dazu sagen:
Wer es einmal hat, will es nicht mehr missen. isidocs hat sich in den verschiedensten Unternehmen bewährt. Mit und ohne Anpassung an spezielle Bedürfnisse des Betriebs.
WERBEAGENTUR
“Als große Erleichterung wird das automatische Verschicken von Hinweisen zu anstehenden Aufgaben empfunden, kombiniert mit dem System der übergeordneten Kontrolle gehen keine wichtigen Informationen von Kunden mehr verloren und Termine sind für alle klar einsehbar.”
ÄRZTEHAUS
Ziel war es, den gesamten Einkauf für den Praxen-Zusammenschluss abzuwickeln und zu kontrollieren. Mappen werden genutzt, um einzelne Vorgänge zusammen zu halten.
HANDWERKER
„Zum Dokumenteneingang brauchen wir geringfügig mehr Zeit, das sparen wir aber 10-fach zum Ende ein!“
„Alles, was ich nicht zuordnen kann, lege ich mir in eine Mappe und kläre diese Dinge auf einen Rutsch ab!“
Neuigkeiten, Tipps, Versionen & Downloads
Hier finden Sie unsere aktuellen und ältere Versionen zum Download. Sie brauchen eine gültige Lizenz zum aktivieren Ihres Programmes!
Version 149 verfügbar…
Version 149 — Register in Ordnern
Eine Organisationseben war in isidocs nur sehr versteckt vorhanden, die Registerblätter in Ordnern. Das haben wir deutlicher gemacht und vereinfacht.
In isidocs dienen die „Ettiketten“ als Registerkarten. Damit ist eine weitere Unterteilung in Ordnern machbar. Legen Sie sich Etiketten (TAGS) mit den gewünschten Bezeichnungen an und weisen Sie diese Bezeichnungen den Verweisen zu. In der Schnellsuche gibt es oben neben dem Volltext-Suchfeld das Auswahlmenü für Etiketten, und damit kann man in einem (oder mehreren) Ordnern schnell auf diese „Registerkarte“ filtern.
Wie gehts?
1.) Überlegen Sie, wie sie einen Ordner unterteilen wollen. Nach Datum brauchen Sie nicht, sie können jederzeit alle angezeigten Listen mit den Datumswerkzeugen unten links filtern. Nach Dokumententyp können Sie innerhalb eines Ordners sortieren. Nehmen wir als Beispiel den Rechnungsstatus, also bezahlt/unbezahlt.
2.) Wählen Sie den Ordner aus und markieren alle Verweise. Mit Rechtsklick und „Schlagworte zuweisen“ können Sie ein einzutragendes/zu entfernendes Schlagwort auswählen.
3.) Oben rechts gibt es ein Aufklappmenü für Schlagworte, hier können Sie jetzt den Ordnerinhalt auf die neuen Registerkarten filtern.
TIP: isidocs gruppiert die Etiketten nach dem ersten Buchstaben, wollen Sie gleichartige Register in einem Menüpunkt zusammen halten, setzen Sie einen passenden Buchstaben, in unseren Beispiel „R bezahlt“ und „R unbezahlt“.
4.) Verweise zwischen Registerkarten verschieben: zum Beispiel alle unbezahlten Rechnungen markieren, Rechtsklick und „Schlagworte zuweisen“, „R bezahlt“ auswählen. Danach diese Verweise noch einmal mit Rechtsklick und „R unbezahlt“ und entfernen anhaken.
Bugfixes:
- Benutzer neu anlegen im Client/Server- Betrieb setzt korrekt die Gruppe „Alle“
- Verbesserungen Benutzeroberfläche „Schnellsuche“
Version 148 verfügbar…
Version 148 — Cloud! (und Verbesserungen im Büro) Ein vielfacher Wunsch geht in Erfüllung: Wer möchte, kann isidocs-Dokumente jetzt in der Cloud haben. Unser Ansatz bei isidocs ist ja, möglichst alle Dokumente nicht auf fremden Servern zu halten. Gleichzeitig möchten…
Version 146 verfügbar…
Version 146, 05.08.2021 — Büro ist bereit… Projekte sind als aktiv markierbar. Beim Aufruf des „Büro“ — Fensters werden zuerst nur die aktiven angezeigt, über ein Häkchen über der Liste können alle angezeigt werden.Suche nach Projekten:…
Version 145 verfügbar
Wie immer zu finden hier… Version 145, 05.07.2021 — Verbesserungen Neue Voreinstellung: Im Zahnrad kann eine Markierung gesetzt werden, „Bei Bearbeiten eines Verweises automatisch den Viewer anzeigen/updaten“. Wenn der gesetzt ist, wird das große…