Nie mehr suchen –
nur noch finden!

Schrif­ten, Akten, Doku­men­te – seit Jahr­hun­der­ten wer­den sie ver­sen­det, emp­fan­gen, wei­ter­ge­reicht und abge­legt. Die Digi­ta­li­sie­rung hat dar­an nichts geändert.

Wirk­lich? Mit isi­docs tritt das Doku­men­ten-Manage­ment in eine neue Dimen­si­on: Akten­ab­la­ge mit Leich­tig­keit und Sicher­heit, befreit von stumpf­sin­ni­gen Arbei­ten und  Rou­ti­nen. Und vor allem: Sie fin­den alles wieder!

Ein­fach able­gen,
ein­fach finden

Mit isi­docs wird die Akten­ab­la­ge zum Kin­der­spiel. PDF-Doku­men­te wer­den in Rega­len und Ord­nern abge­legt und in Map­pen trans­por­tiert – ganz wie in Wirk­lich­keit, nur eben digital.

Magisch: Ein und das­sel­be Doku­ment kann in belie­big vie­len Ord­nern abge­legt wer­den. Man kann es Kun­den oder Pro­jek­ten zuord­nen, typi­sie­ren, kom­men­tie­ren – und nach vie­ler­lei Kri­te­ri­en schnell wiederfinden.

Sei­ne vol­le Stär­ke spielt isi­docs jedoch mit der Auto­ma­ti­sie­rung und Über­wa­chung aus: isi­docs über­wacht z.B. Ver­trä­ge und mel­det das bevor­ste­hen­de Vertragsende. 

Ver­schie­de­ne Doku­men­te kön­nen sehr ein­fach in einen Akten­lauf über­ge­ben werden. 

Und das alles zu einem sehr güns­ti­gen Preis!

Ide­al für Hand­wer­ker, Ärz­te, Agen­tu­ren…
alle klei­nen bis mitt­le­ren Unternehmen!

Z. B.: Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­ne ver­wal­ten, Kun­den ein Ange­bot schrei­ben, beim Lie­fe­ran­ten bestel­len, Ver­trä­ge mit Sub­un­ter­neh­men schlie­ßen, Arbeits­zet­tel dru­cken und archi­vie­ren, Rech­nun­gen an Kun­den schrei­ben … usw.

Die Doku­men­ten-Abla­ge in isi­docs ist GOBD-kon­form! Sie brau­chen kei­ne ande­re Daten­bank mehr zur gesetz­lich vor­ge­schrie­be­nen Siche­rung Ihrer Steuer-Unterlagen.

isi­docs und die drei Säu­len der Dokumentenarbeit

1. Säu­le: Ablage

Alle ein­ge­hen­den Doku­men­te ord­nen Sie ein­fach einem Ord­ner und Regal zu, mit weni­gen Klicks rei­chern Sie Kun­den­zu­ord­nung, Schlag­wor­te, und Doku­men­ten­ar­ten an.

isi­docs beant­wor­tet Fra­gen wie z.B.: „Alle Ein­gangs­rech­nun­gen von Mey­er GmbH Janu­ar 2020“. Gern auch von einem „die das Wort Rabatt ent­hal­ten“ gefolgt.

Sachen „in den Kel­ler bringen“

isi­docs erlaubt es, alle Doku­men­te, die nicht mehr tages­ak­tu­ell sind – zum Bei­spiel wenn die Steu­er­erklä­rung fer­tig ist – „in den Kel­ler zu brin­gen“. Die­se Doku­men­te tau­chen dann nicht mehr im nor­ma­len Arbeits­ab­lauf auf, sind aber immer auf Wunsch da.

2. Säu­le: Kon­trol­le, Wei­ter­ga­be, Wiedervorlage

Wie­der­vor­la­ge für die Über­wa­chung zur Ablauf der Garan­tie, Errei­chen der Kün­di­gungs­frist, gene­rell ein­ge­hal­te­ne Fris­ten sind ein­fach und schnell erstellt. 

Sie geben Map­pen in einem Ent­schei­dungs­ab­lauf, vom Rech­nungs­ein­gang über sach­li­che und buch­hal­te­ri­sche Rich­tig­keit bis zur Zah­lung haben Sie alles im Über­blick. Aus­gangs­rech­nun­gen kön­nen zur Mah­nung vor­ge­legt werden. 

Und dann gibt es noch den Fall, das z.B. alle Ärz­te eines Kran­ken­hau­ses ein Rund­schrei­ben zur Kennt­nis neh­men müs­sen, alle Mit­ar­bei­ter der Fir­ma das Lesen der neu­en Haus­ord­nung bestä­ti­gen sollen…

3. Säu­le: Reagie­ren und Erstellen

isi­docs macht vie­le Din­ge ein­fach: Beant­wor­tung ein­ge­hen­der Doku­men­te, erbit­ten wei­te­rer Infor­ma­tio­nen, Bestä­ti­gun­gen, Ver­trä­ge. Sie kön­nen Ange­bo­te schrei­ben, able­gen und auf Wie­der­vor­la­ge legen für Nach­ha­ken. Arbeits­zeug­nis­se von Vor­la­gen mit Text­bau­stei­nen ver­fer­ti­gen, Arbeits­nach­wei­se aus­dru­cken und aus­ge­füllt wie­der scan­nen und able­gen sind auch kein Auf­wand. Sie haben Nach­fra­gen zu ein­ge­gan­ge­nen Doku­men­ten, auch per Mail? Lösen Sie ein­fach mit Vor­la­ge und ange­häng­tem Doku­ment, auf das sich die Nach­fra­ge bezieht.

Aus­ge­ben

Das Steu­er­be­ra­tungs­bü­ro hät­te gern alle Bele­ge zur Umsatz­steu­er des letz­ten Monats, am bes­ten sanft vor­kon­tiert, mit Anmer­kun­gen und getrennt nach Ein­gangs­rech­nun­gen, Aus­gangs­rech­nun­gen, Lohn, Kas­se? – Nur drei Klicks in isi­docs!

Weit mehr als nur Ablage

isi­docs ver­wal­tet nicht nur Doku­men­te, es nimmt Ihnen auch den dazu­ge­hö­ri­gen Schrift­ver­kehr ab! Ein Ange­bot schrei­ben, als PDF sichern und per Mail ver­schi­cken? Kein Pro­blem. Rech­nun­gen, Bestel­lun­gen, Arbeits­zeug­nis­se: Alles aus isi­docs und gleich auch ein­ge­ord­net in isi­docs.

isi­docs läuft als Cli­ent-Ser­ver Archi­tek­tur auf Win­dows und Apple Mac­in­tosh, ein Zugriff per Tablett und Tele­fon ist geplant. Der Ser­ver ist ein­fach auf­zu­set­zen, ein­fach zu war­ten, ohne eine eige­ne IT-Abtei­lung zu benö­ti­gen. Instal­lie­ren tun wir Ihnen das gern, und für den lau­fen­den Betrieb sor­gen wir auch. Ihre Inter­net­ver­bin­dung ist gut und sie hät­ten das gern in der Cloud? Auch das kön­nen wir anbieten.

isi­docs – so ein­fach und kann doch so viel …

isi­docs kann mehr als sei­ne ein­fa­che Ober­flä­che auf den ers­ten Blick zeigt. Das meis­te ist in der Basis-Ver­si­on schon drin. Den­noch ist isi­docs so fle­xi­bel, dass wir ohne gro­ßes Auf­he­bens alle mög­li­chen Leis­tun­gen und Anpas­sun­gen für Sie ein­bau­en können.

Spre­chen Sie uns an. Wir bera­ten Sie ger­ne kos­ten­los und unverbindlich!

kei­ne Ter­mi­ne verpassen

isi­docs erin­nert Sie auf Wunsch an wich­ti­ge Ter­mi­ne, z.B. an kom­men­des Ver­trags­en­de, eine fäl­li­ger Rech­nung und mehr.

Alles fin­den

Neben der ein­fa­chen Abla­ge in Ord­ner und Rega­le fin­det isi­docs auch Schlag­wor­te, Doku­men­ten­ty­pen und jedes Wort auf der Seite.

Mehr…

Ein­fach…

isi­docs ist ein­fach. Die Benut­zung der Grund­funk­tio­nen ist in weni­gen Minu­ten erlernt. Mäch­ti­ge wei­te­re Funk­tio­nen lau­ern im Hintergrund.

AKTENLAUF

Ob Kennt­nis­nah­me oder Frei­ga­be: isi­docs kann Doku­men­te in einer Map­pe durchs Haus schi­cken und den Ablauf kon­trol­lie­ren.
Mehr…

Anpass­bar

Wenn Ihnen der Funk­ti­ons­um­fang nicht reicht — spre­chen Sie uns an für gewünsch­te Funk­tio­nen. Von klei­nen Anpas­sun­gen bis zu gro­ßen Umbau­ten — alles ist möglich!

Mit­wach­send

isi­docs kann als Ein­zel­platz genutzt wer­den, bei Bedarf wan­dert der Daten­be­stand auf einen Ser­ver mit bis zu meh­re­ren hun­dert Usern.

DATEV

Bei der Ent­wick­lung von isi­docs war es uns wich­tig, dass Doku­men­te schon so weit wie mög­lich für die wei­te­re Ver­ar­bei­tung vor­be­rei­tet wer­den. Und das am bes­ten ohne sich mit Buch­hal­tungs­kon­ten zu quä­len. Mehr… 

Ver­trau­en?

Ver­trau­en ist gut — Kon­trol­le ist bes­ser. In isi­docs haben Sie jeder­zeit Über­blick über den Stand der Bear­bei­tung von ToDos, Akten­läu­fen, etc. In der Ser­ver­ver­si­on auch auto­ma­tisch per Mail und/oder SMS.

GoBD und Sicherheit

isi­docs arbei­tet mit asym­me­tri­scher Ver­schlüs­se­lung, der pri­va­te Schlüs­sel wird fest in die Daten­da­tei ein­ge­ba­cken (mehr dazu hier). Alle PDF ver­den ver­schlüs­selt abge­legt. Alle Infor­ma­tio­nen dazu wer­den nicht änder­bar gespei­chert, so kann lücken­los nach­voll­zo­gen wer­den, was wann mit dem Doku­ment pas­siert ist.

Häu­fig gestell­te Fragen

Gibt es eine Demoversion

Wird es geben…
Ein­schrän­kun­gen: 30 Tage Lauf­zeit, kei­ne Ver­schlüs­se­lung der PDFs.

Ist isi­docs mehr­spra­chig verfügbar?

Aktu­ell nur in Deutsch, da wir im deut­schen Rechts­raum arbei­ten — wegen GOBD und Daten­schutz. Eine eng­li­sche Über­set­zung ist geplant.

Sys­tem­vor­aus­set­zun­gen

Win­dows

Intel Core 2 Duo Pro­zes­sor oder höher
Win­dows 10 (64-bit Ver­sio­nen)
Win­dows Ser­ver 2012 — Win­dows Ser­ver 2019
(Neu­es­tes Release der Major Ver­si­on ist erfor­der­lich)
4GB RAM mini­mum (8GB emp­foh­len)
1280x1024 mini­mum Bildschirmauflösung

Mac
Intel Core 2 Duo Pro­zes­sor oder höher
High Sier­ra 10.13 — Cata­li­na (10.15)
(Neu­es­tes Release der Major Ver­si­on ist erfor­der­lich, z.B. 10.13.6)
4GB RAM mini­mum (8GB emp­foh­len)
1280x1024 mini­mum Bildschirmauflösung

Wie sicher ist die Verschlüsselung

isi­docs ver­schlüs­selt alle Doku­men­te auf Wunsch nach Indus­trie­stan­dard. Der pri­va­te Schlüs­sel zur Ent­schüs­se­lung der PDF ist fest in der Daten­da­tei hin­ter­legt — die soll­ten Sie regel­mä­ßig sichern. Nur Sie kön­nen inner­halb von isis­docs die­se Doku­men­te wie­der entschlüsseln. 

Was ist der Vor­teil des Mietmodells?

Durch das Miet­mo­dell haben Sie die Gewiss­heit, dass isi­docs immer an neu­es­te Sys­te­me und Vor­schrif­ten ange­passt sind. Und neue Ver­si­on erhal­ten Sie kontinuierlich.

isi­doccs in der Cloud?

Im Prin­zip ja. Cloud heißt ja nichts ande­res, als dass der Ser­ver an einem ande­ren Ort  steht und sich jemand drum küm­mert. Vor­aus­set­zung: Sie haben eine schnel­le Inte­ret­ver­bin­dung. Wenn die mal aus­fällt — dann haben Sie kei­nen kein Zugriff mehr. Bestimm­te Daten soll­ten aller­dings auch im Haus blei­ben. Zu Vor- und Nach­tei­len bera­ten wir Sie gern.

Doku­men­te, Ver­wei­se, Ord­ner, Mappen…?

isi­docs bil­det das Pri­zip der Ord­ner und Rega­le nach, mit dem wir schon lan­ge Zeit Doku­men­te able­gen. Zusätz­lich kann isi­docs noch Ver­wei­se, Schlag­wor­te, Kun­den­ak­ten und Map­pen. Wie das alles zusam­men­hängt haben wir in einem klei­nen Bei­trag mal aufgelistet…

Was unse­re Kun­den dazu sagen:

Wer es ein­mal hat, will es nicht mehr mis­sen. isi­docs hat sich in den ver­schie­dens­ten Unter­neh­men bewährt. Mit und ohne Anpas­sung an spe­zi­el­le Bedürf­nis­se des Betriebs.

WERBEAGENTUR

“Als gro­ße Erleich­te­rung wird das auto­ma­ti­sche Ver­schi­cken von Hin­wei­sen zu anste­hen­den Auf­ga­ben emp­fun­den, kom­bi­niert mit dem Sys­tem der über­ge­ord­ne­ten Kon­trol­le gehen kei­ne wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen von Kun­den mehr ver­lo­ren und Ter­mi­ne sind für alle klar einsehbar.”

ÄRZTEHAUS

Ziel war es, den gesam­ten Ein­kauf für den Pra­xen-Zusam­men­schluss abzu­wi­ckeln und zu kon­trol­lie­ren. Map­pen wer­den genutzt, um ein­zel­ne Vor­gän­ge zusam­men zu halten.

HANDWERKER

„Zum Doku­men­ten­ein­gang brau­chen wir gering­fü­gig mehr Zeit, das spa­ren wir aber 10-fach zum Ende ein!“

„Alles, was ich nicht zuord­nen kann, lege ich mir in eine Map­pe und klä­re die­se Din­ge auf einen Rutsch ab!“

Neu­ig­kei­ten, Tipps, Ver­sio­nen & Downloads

Hier fin­den Sie unse­re aktu­el­len und älte­re Ver­sio­nen zum Down­load. Sie brau­chen eine gül­ti­ge Lizenz zum akti­vie­ren Ihres Programmes!

Ver­si­on 142 ist verfügbar

Ver­si­on 142, 26.04.2021 — Gekop­pel­te Ver­wei­se Wir haben in isi­docs bereits die Mög­lich­keit, Ver­wei­se in Map­pen zu grup­pie­ren. Ab sofort gibt es noch eine „kleine“,schnelle Lösung: Bekommt man z.B. zu einer Rech­nung den Lie­fer­schein, dann kann man den jetzt ein­fach mit…

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Ver­si­on 141 ist verfügbar

Ver­si­on 141 ist ver­füg­bar Die Map­pen­aus­wahl ist umge­baut. Wer vie­le Map­pen hat, hat jetzt einen bes­se­ren Überblick.Schnellerer Doku­men­ten­ex­port: Sowohl im Schnell­brow­ser als auch in der Suche kön­nen jetzt per Rechtsklick aus­ge­wähl­te Doku­men­te expor­tiert werden!Diverse…

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Ver­si­on 140 verfügbar

Ver­si­on 140, 01.03.2021 — Ver­bes­se­run­gen Die Mar­kie­run­gen aus der letz­ten Ver­si­on sind auch beim Ein­zel — Import ein­zu­ge­ben­Das Fens­ter für den Ein­zel­im­port wur­de ver­bes­sert und ist jetzt in der Grö­ße ver­än­der­bar, damit kann das ange­zeig­te PDF deut­lich größer…

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