Nie mehr suchen –
nur noch finden!

Schrif­ten, Akten, Doku­men­te – seit Jahr­hun­der­ten wer­den sie ver­sen­det, emp­fan­gen, wei­ter­ge­reicht und abge­legt. Die Digi­ta­li­sie­rung hat dar­an nichts geändert.

Wirk­lich? Mit isi­docs tritt das Doku­men­ten-Manage­ment in eine neue Dimen­si­on: Akten­ab­la­ge mit Leich­tig­keit und Sicher­heit, befreit von stumpf­sin­ni­gen Arbei­ten und  Rou­ti­nen. Und vor allem: Sie fin­den alles wieder!

Ein­fach able­gen,
ein­fach finden

Mit isi­docs wird die Akten­ab­la­ge zum Kin­der­spiel. PDF-Doku­men­te wer­den in Rega­len und Ord­nern abge­legt und in Map­pen trans­por­tiert – ganz wie in Wirk­lich­keit, nur eben digital.

Magisch: Ein und das­sel­be Doku­ment kann in belie­big vie­len Ord­nern abge­legt wer­den. Man kann es Kun­den oder Pro­jek­ten zuord­nen, typi­sie­ren, kom­men­tie­ren – und nach vie­ler­lei Kri­te­ri­en schnell wiederfinden.

Sei­ne vol­le Stär­ke spielt isi­docs jedoch mit der Auto­ma­ti­sie­rung und Über­wa­chung aus: isi­docs über­wacht z.B. Ver­trä­ge und mel­det das bevor­ste­hen­de Vertragsende. 

Ver­schie­de­ne Doku­men­te kön­nen sehr ein­fach in einen Akten­lauf über­ge­ben werden. 

Und das alles zu einem sehr güns­ti­gen Preis!

Ide­al für Hand­wer­ker, Ärz­te, Agen­tu­ren…
alle klei­nen bis mitt­le­ren Unternehmen!

Z. B.: Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­ne ver­wal­ten, Kun­den ein Ange­bot schrei­ben, beim Lie­fe­ran­ten bestel­len, Ver­trä­ge mit Sub­un­ter­neh­men schlie­ßen, Arbeits­zet­tel dru­cken und archi­vie­ren, Rech­nun­gen an Kun­den schrei­ben … usw.

Die Doku­men­ten-Abla­ge in isi­docs ist GOBD-kon­form! Sie brau­chen kei­ne ande­re Daten­bank mehr zur gesetz­lich vor­ge­schrie­be­nen Siche­rung Ihrer Steuer-Unterlagen.

isi­docs und die drei Säu­len der Dokumentenarbeit

1. Säu­le: Ablage

Alle ein­ge­hen­den Doku­men­te ord­nen Sie ein­fach einem Ord­ner und Regal zu, mit weni­gen Klicks rei­chern Sie Kun­den­zu­ord­nung, Schlag­wor­te, und Doku­men­ten­ar­ten an.

isi­docs beant­wor­tet Fra­gen wie z.B.: „Alle Ein­gangs­rech­nun­gen von Mey­er GmbH Janu­ar 2020“. Gern auch von einem „die das Wort Rabatt ent­hal­ten“ gefolgt.

Sachen „in den Kel­ler bringen“

isi­docs erlaubt es, alle Doku­men­te, die nicht mehr tages­ak­tu­ell sind – zum Bei­spiel wenn die Steu­er­erklä­rung fer­tig ist – „in den Kel­ler zu brin­gen“. Die­se Doku­men­te tau­chen dann nicht mehr im nor­ma­len Arbeits­ab­lauf auf, sind aber immer auf Wunsch da.

2. Säu­le: Kon­trol­le, Wei­ter­ga­be, Wiedervorlage

Wie­der­vor­la­ge für die Über­wa­chung zur Ablauf der Garan­tie, Errei­chen der Kün­di­gungs­frist, gene­rell ein­ge­hal­te­ne Fris­ten sind ein­fach und schnell erstellt. 

Sie geben Map­pen in einem Ent­schei­dungs­ab­lauf, vom Rech­nungs­ein­gang über sach­li­che und buch­hal­te­ri­sche Rich­tig­keit bis zur Zah­lung haben Sie alles im Über­blick. Aus­gangs­rech­nun­gen kön­nen zur Mah­nung vor­ge­legt werden. 

Und dann gibt es noch den Fall, das z.B. alle Ärz­te eines Kran­ken­hau­ses ein Rund­schrei­ben zur Kennt­nis neh­men müs­sen, alle Mit­ar­bei­ter der Fir­ma das Lesen der neu­en Haus­ord­nung bestä­ti­gen sollen…

3. Säu­le: Reagie­ren und Erstellen

isi­docs macht vie­le Din­ge ein­fach: Beant­wor­tung ein­ge­hen­der Doku­men­te, erbit­ten wei­te­rer Infor­ma­tio­nen, Bestä­ti­gun­gen, Ver­trä­ge. Sie kön­nen Ange­bo­te schrei­ben, able­gen und auf Wie­der­vor­la­ge legen für Nach­ha­ken. Arbeits­zeug­nis­se von Vor­la­gen mit Text­bau­stei­nen ver­fer­ti­gen, Arbeits­nach­wei­se aus­dru­cken und aus­ge­füllt wie­der scan­nen und able­gen sind auch kein Auf­wand. Sie haben Nach­fra­gen zu ein­ge­gan­ge­nen Doku­men­ten, auch per Mail? Lösen Sie ein­fach mit Vor­la­ge und ange­häng­tem Doku­ment, auf das sich die Nach­fra­ge bezieht.

Aus­ge­ben

Das Steu­er­be­ra­tungs­bü­ro hät­te gern alle Bele­ge zur Umsatz­steu­er des letz­ten Monats, am bes­ten sanft vor­kon­tiert, mit Anmer­kun­gen und getrennt nach Ein­gangs­rech­nun­gen, Aus­gangs­rech­nun­gen, Lohn, Kas­se? – Nur drei Klicks in isi­docs!

Weit mehr als nur Ablage

isi­docs ver­wal­tet nicht nur Doku­men­te, es nimmt Ihnen auch den dazu­ge­hö­ri­gen Schrift­ver­kehr ab! Ein Ange­bot schrei­ben, als PDF sichern und per Mail ver­schi­cken? Kein Pro­blem. Rech­nun­gen, Bestel­lun­gen, Arbeits­zeug­nis­se: Alles aus isi­docs und gleich auch ein­ge­ord­net in isi­docs.

isi­docs läuft als Cli­ent-Ser­ver Archi­tek­tur auf Win­dows und Apple Mac­in­tosh, ein Zugriff per Tablett und Tele­fon ist geplant. Der Ser­ver ist ein­fach auf­zu­set­zen, ein­fach zu war­ten, ohne eine eige­ne IT-Abtei­lung zu benö­ti­gen. Instal­lie­ren tun wir Ihnen das gern, und für den lau­fen­den Betrieb sor­gen wir auch. Ihre Inter­net­ver­bin­dung ist gut und sie hät­ten das gern in der Cloud? Auch das kön­nen wir anbieten.

isi­docs – so ein­fach und kann doch so viel …

isi­docs kann mehr als sei­ne ein­fa­che Ober­flä­che auf den ers­ten Blick zeigt. Das meis­te ist in der Basis-Ver­si­on schon drin. Den­noch ist isi­docs so fle­xi­bel, dass wir ohne gro­ßes Auf­he­bens alle mög­li­chen Leis­tun­gen und Anpas­sun­gen für Sie ein­bau­en können.

Spre­chen Sie uns an. Wir bera­ten Sie ger­ne kos­ten­los und unverbindlich!

kei­ne Ter­mi­ne verpassen

isi­docs erin­nert Sie auf Wunsch an wich­ti­ge Ter­mi­ne, z.B. an kom­men­des Ver­trags­en­de, eine fäl­li­ger Rech­nung und mehr.

Alles fin­den

Neben der ein­fa­chen Abla­ge in Ord­ner und Rega­le fin­det isi­docs auch Schlag­wor­te, Doku­men­ten­ty­pen und jedes Wort auf der Seite.

Mehr…

Ein­fach…

isi­docs ist ein­fach. Die Benut­zung der Grund­funk­tio­nen ist in weni­gen Minu­ten erlernt. Mäch­ti­ge wei­te­re Funk­tio­nen lau­ern im Hintergrund.

AKTENLAUF

Ob Kennt­nis­nah­me oder Frei­ga­be: isi­docs kann Doku­men­te in einer Map­pe durchs Haus schi­cken und den Ablauf kon­trol­lie­ren.
Mehr…

Anpass­bar

Wenn Ihnen der Funk­ti­ons­um­fang nicht reicht — spre­chen Sie uns an für gewünsch­te Funk­tio­nen. Von klei­nen Anpas­sun­gen bis zu gro­ßen Umbau­ten — alles ist möglich!

Mit­wach­send

isi­docs kann als Ein­zel­platz genutzt wer­den, bei Bedarf wan­dert der Daten­be­stand auf einen Ser­ver mit bis zu meh­re­ren hun­dert Usern.

DATEV

Bei der Ent­wick­lung von isi­docs war es uns wich­tig, dass Doku­men­te schon so weit wie mög­lich für die wei­te­re Ver­ar­bei­tung vor­be­rei­tet wer­den. Und das am bes­ten ohne sich mit Buch­hal­tungs­kon­ten zu quä­len. Mehr… 

Ver­trau­en?

Ver­trau­en ist gut — Kon­trol­le ist bes­ser. In isi­docs haben Sie jeder­zeit Über­blick über den Stand der Bear­bei­tung von ToDos, Akten­läu­fen, etc. In der Ser­ver­ver­si­on auch auto­ma­tisch per Mail und/oder SMS.

GoBD und Sicherheit

isi­docs arbei­tet mit asym­me­tri­scher Ver­schlüs­se­lung, der pri­va­te Schlüs­sel wird fest in die Daten­da­tei ein­ge­ba­cken (mehr dazu hier). Alle PDF ver­den ver­schlüs­selt abge­legt. Alle Infor­ma­tio­nen dazu wer­den nicht änder­bar gespei­chert, so kann lücken­los nach­voll­zo­gen wer­den, was wann mit dem Doku­ment pas­siert ist.

Häu­fig gestell­te Fragen

Gibt es eine Demoversion

Wird es geben…
Ein­schrän­kun­gen: 30 Tage Lauf­zeit, kei­ne Ver­schlüs­se­lung der PDFs.

Ist isi­docs mehr­spra­chig verfügbar?

Aktu­ell nur in Deutsch, da wir im deut­schen Rechts­raum arbei­ten — wegen GOBD und Daten­schutz. Eine eng­li­sche Über­set­zung ist geplant.

Sys­tem­vor­aus­set­zun­gen

Win­dows

Intel Core 2 Duo Pro­zes­sor oder höher
Win­dows 10 (64-bit Ver­sio­nen)
Win­dows Ser­ver 2012 — Win­dows Ser­ver 2019
(Neu­es­tes Release der Major Ver­si­on ist erfor­der­lich)
4GB RAM mini­mum (8GB emp­foh­len)
1280x1024 mini­mum Bildschirmauflösung

Mac
Intel Core 2 Duo Pro­zes­sor oder höher
High Sier­ra 10.13 — Cata­li­na (10.15)
(Neu­es­tes Release der Major Ver­si­on ist erfor­der­lich, z.B. 10.13.6)
4GB RAM mini­mum (8GB emp­foh­len)
1280x1024 mini­mum Bildschirmauflösung

Wie sicher ist die Verschlüsselung

isi­docs ver­schlüs­selt alle Doku­men­te auf Wunsch nach Indus­trie­stan­dard. Der pri­va­te Schlüs­sel zur Ent­schüs­se­lung der PDF ist fest in der Daten­da­tei hin­ter­legt — die soll­ten Sie regel­mä­ßig sichern. Nur Sie kön­nen inner­halb von isis­docs die­se Doku­men­te wie­der entschlüsseln. 

Was ist der Vor­teil des Mietmodells?

Durch das Miet­mo­dell haben Sie die Gewiss­heit, dass isi­docs immer an neu­es­te Sys­te­me und Vor­schrif­ten ange­passt sind. Und neue Ver­si­on erhal­ten Sie kontinuierlich.

isi­doccs in der Cloud?

Im Prin­zip ja. Cloud heißt ja nichts ande­res, als dass der Ser­ver an einem ande­ren Ort  steht und sich jemand drum küm­mert. Vor­aus­set­zung: Sie haben eine schnel­le Inte­ret­ver­bin­dung. Wenn die mal aus­fällt — dann haben Sie kei­nen kein Zugriff mehr. Bestimm­te Daten soll­ten aller­dings auch im Haus blei­ben. Zu Vor- und Nach­tei­len bera­ten wir Sie gern.

Doku­men­te, Ver­wei­se, Ord­ner, Mappen…?

isi­docs bil­det das Pri­zip der Ord­ner und Rega­le nach, mit dem wir schon lan­ge Zeit Doku­men­te able­gen. Zusätz­lich kann isi­docs noch Ver­wei­se, Schlag­wor­te, Kun­den­ak­ten und Map­pen. Wie das alles zusam­men­hängt haben wir in einem klei­nen Bei­trag mal aufgelistet…

Was unse­re Kun­den dazu sagen:

Wer es ein­mal hat, will es nicht mehr mis­sen. isi­docs hat sich in den ver­schie­dens­ten Unter­neh­men bewährt. Mit und ohne Anpas­sung an spe­zi­el­le Bedürf­nis­se des Betriebs.

WERBEAGENTUR

“Als gro­ße Erleich­te­rung wird das auto­ma­ti­sche Ver­schi­cken von Hin­wei­sen zu anste­hen­den Auf­ga­ben emp­fun­den, kom­bi­niert mit dem Sys­tem der über­ge­ord­ne­ten Kon­trol­le gehen kei­ne wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen von Kun­den mehr ver­lo­ren und Ter­mi­ne sind für alle klar einsehbar.”

ÄRZTEHAUS

Ziel war es, den gesam­ten Ein­kauf für den Pra­xen-Zusam­men­schluss abzu­wi­ckeln und zu kon­trol­lie­ren. Map­pen wer­den genutzt, um ein­zel­ne Vor­gän­ge zusam­men zu halten.

HANDWERKER

„Zum Doku­men­ten­ein­gang brau­chen wir gering­fü­gig mehr Zeit, das spa­ren wir aber 10-fach zum Ende ein!“

„Alles, was ich nicht zuord­nen kann, lege ich mir in eine Map­pe und klä­re die­se Din­ge auf einen Rutsch ab!“

Neu­ig­kei­ten, Tipps, Ver­sio­nen & Downloads

Hier fin­den Sie unse­re aktu­el­len und älte­re Ver­sio­nen zum Down­load. Sie brau­chen eine gül­ti­ge Lizenz zum akti­vie­ren Ihres Programmes!

Ver­si­on 155 verfügbar

Ver­si­on 155 — Spei­cher­platz? Reichlich!

Heu­te haben wir zwei wesent­li­che und eine klei­ne Verbesserung:

  • 1.) Aus­ge­la­ger­te Doku­men­te: isi­docs braucht zum Spei­chern der Doku­men­te Platz auf der inter­nen Fest­plat­te. Das ist not­wen­dig, damit wir beim Ein­le­sen und Ver­schlüs­seln der Doku­men­te sicher sein kön­nen, dass der Spei­cher­platz kon­stant ver­füg­bar ist und nicht z.B. jemand den Ste­cker der USB-Pla­t­­te abzieht. Sind die Doku­men­te ein­mal abge­legt und pro­to­kol­liert, kön­nen sie theo­re­tisch irgend woan­ders hin ver­scho­ben wer­den. Die­se Mög­lich­keit haben wir jetzt vor­be­rei­tet. isi­docs kann ab sofort Doku­men­te, die auf z.B. NAS-Lauf­­wer­­ken abge­legt sind, eben­falls nut­zen und anzei­gen. In den Sys­tem­ein­stel­lun­gen gibt es einen neue Opti­on, „Exter­ner­Spei­cher“. Bei Auf­ruf prüft isi­docs jedes ange­schlos­sen Lauf­werk, ob es dar­auf schrei­ben darf. Dazu wird ein zufäl­li­ger Ord­ner ange­legt, und bei Erfolg auch wie­der gelöscht. Die schreib­fä­hi­gen Lauf­wer­ke wer­den dann in einer Lis­te zur Aus­wahl ange­zeigt und kön­nen mit dem Haken „aktiv“ als aktu­el­les Aus­la­ge­rungs­lauf­werk ein­ge­stellt wer­den. Ist die­ses Aus­la­ge­rungs­lauf­werk voll, kann ein wei­te­res defi­niert wer­den. Alle bis­he­ri­gen Lauf­wer­ke wer­den von isi­docs wei­ter genutzt, so lan­ge sie ange­schlos­sen und ver­füg­bar sind. An einem Werk­zeug, wie man vor­han­de­ne Doku­men­te dar­auf bekommt, wird noch gearbeitet. 
  • 2.) Eti­kett NICHT ent­hal­ten: Wir haben eine erstaun­lich lan­ge feh­len­de Such­op­ti­on nach­ge­lie­fert: In der Schnell­su­che und der Suche kann man schon seit gerau­mer Zeit die Lis­te ein­schrän­ken auf Doku­men­ten­ty­pen und Eti­ket­ten (auch als „Trenn­blät­ter“ bezeich­net). Man konn­te also schon immer sich das Regal „Buchhaltung2022“, dar­in den Ord­ner „2022–02“ anzei­gen las­sen und dann die Lis­te nach „Ein­gangs­rech­nun­gen“ fil­tern. Was aber NICHT ging, war zu sagen: Ok, und jetzt zeig mir nur alle die an, die KEIN Eti­kett „ver­bucht“ haben. Das ist in Ver­si­on 155 mög­lich. Dazu haben wir eine sub­ti­le Ände­rung vor­ge­nom­men: Neben dem Aus­wahl­me­nü für die Eti­ket­ten war immer ein klei­nes, blau­es Sym­bol für Eti­ket­ten zu sehen. Das ist jetzt bei Auf­ruf des Fens­ters grün, was bedeu­tet: Bei Aus­wahl eines Eti­ket­tes wer­den alle Ver­wei­se ange­zeigt, die die­ses Eti­kett ent­hal­ten. Klickt man auf das grü­ne Sym­bol, dann wird es rot und die Fil­te­rung ist jetzt: alle Ver­wei­se, die die­ses Eti­kett nicht enthalten.
  • 3.) Ein­fa­cher Been­den: Die klei­ne Ver­bes­se­rung — Stan­dard beim Been­den eines Pro­gram­mes ist eigent­lich, nur bei unge­si­cher­ten und offe­nen Doku­men­ten nach­zu­fra­gen, ob been­det wer­den soll. Da in isi­docs fast alles immer gesi­chert ist, spa­ren wir uns die­se Nach­fra­ge. Statt des­sen fra­gen wir beim Been­den nur noch nach, ob der Cloud-Ord­­ner syn­chro­ni­siert wer­den soll — wenn das erlaubt und ein­ge­schal­tet ist.

Fixes: 

- Diver­se Fixes in der Bedien­ober­flä­che, ver­bes­ser­te Bezeich­nun­gen, etc.

- Ver­weis bear­bei­ten aus der Auf­ga­ben­lis­te nutzt das neue Eingabeformular

Zu fin­den wie immer hier

Ver­si­on 154 verfügbar…

Ver­si­on 154 — Ihre Ver­bes­se­rungs­wün­sche Die­se Ver­si­on steht ganz im Zei­chen Ihrer im Lau­fe der letz­ten Wochen bei uns ein­ge­gan­ge­nen Wün­sche. Das Kon­zept des „Hef­ters“ kommt sehr gut an, des­we­gen haben wir das noch ein­mal aus­ge­baut. In den…

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Ver­si­on 150 verfügbar…

Ver­si­on 150, 17.12.2021 — Neue Auf­ga­ben im Büro, Fixes WICHTIG: Für alle Beta-Tes­ter der Ein­zel­platz-Ver­si­on auf dem Mac: Am Ende der ReleaseN­o­tes gibt es einen Hin­weis für Nut­zer der Betriebs­sys­tem­eber­sio­nen BigSur und Mon­te­rey! von den Pro­jek­ten aus läßt sich…

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Ver­si­on 149 verfügbar…

Ver­si­on 149 — Regis­ter in Ord­nern Eine Orga­ni­sa­ti­ons­eben war in isi­docs nur sehr ver­steckt vor­han­den, die Regis­ter­blät­ter in Ord­nern. Das haben wir deut­li­cher gemacht und ver­ein­facht. In isi­docs die­nen die „Etti­ket­ten“ als Regis­ter­kar­ten. Damit ist eine weitere…

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