Wie hängt das alle zusammen?
Sie lesen ein PDF in isidocs ein — dieses PDF ist ein Dokument und wird als solches in isidocs abgelegt. So ein Dokument bekommen Sie nie zu sehen, der sichtbare Teil ist ein Verweis auf dieses Originaldokument, den isidocs beim Einlesen anlegt.
Dieser Verweis zeigt immer auf das eingelesene Originaldokument, und diesen Verweis legen Sie in Ordnern und Regalen ab. Sie können beliebig viele Verweise auf ein und das selbe Dokument haben.
Diese Verweise existieren voneinander unabhängig, jeder Verweis kann anders eingeordnet und abgelegt werden.
Anmerkungen, die sie zu einem Verweis machen, sind auch nur dort sichtbar. Beispiel: Sie lesen einen Tankbeleg ein, und legen den dabei erzeugten Verweis im Ordner „Buchhaltung 2020-12“ im Regal „Buchhaltung 2020“ als Eingangsrechnung ab.
Einen zweiten Verweis auf dieses Dokument legen Sie im Ordner „KFZ 2020“ im Regal „KFZ“ ab.
Machen Sie jetzt eine Bemerkung „an Steuerberater übergeben“ zum Verweis im Ordner „Buchhaltung 2020–12“, dann ist der nur dort sichtbar, aber nicht im „KFZ 2020“. Legen Sie Verweise in mehreren Ordnern ab, sollten Sie diese Trennung bedenken.
Ab Version 134 können Sie Verweise auch miteinander verbinden. Dann werden Bemerkungen, die Sie in einem Verweis zu einem Dokument machen auch in allen anderen Verweisen zu diesem Dokument sichtbar.
Unsere Empfehlung ist es, einen Verweis nur in einen Ordner abzulegen und alle weiteren Abläufe mit Schlagworten und Mappen zu machen.
Im obigen Fall könnten Sie den Verweis mit dem Schlagwort „Tankbeleg“ versehen. Dann können Sie z.B. im Regal „Buchhaltung 2020“ mit einem Klick alle Tankbelege herausfiltern.
Eine andere Möglichkeit ist es, diesen Verweis in eine Mappe „Tankbelege 2020“ zu legen. Verweise, die sie in eine Mappe legen, sind nur Zeiger auf den richtigen Verweis (und damit auf das Originaldokument), das heißt: Machen Sie in einer Mappe eine Anmerkung zu diesem Verweis, dann ist der auch beim Verweis im Ordner „Buchhaltung 2020–12“ im Regal „Buchhaltung 2020“ zu sehen. Mappen haben gegenüber Schlagworten den Vorteil, dass sie per Aufgabe oder Aktenlauf weitergegeben werden können.
Sie können einen Verweis (auf ein Dokument) in beliebig viele Mappen legen, jede Anmerkung aus jeder Mappe wird beim Verweis aufgelistet.