GOBD — was ist das?

Das ist im Prin­zip ganz ein­fach, der Gesetz­ge­ber nennt es “Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD)”.

Das Gan­ze ist ein erstaun­lich les­ba­res Pam­phlet des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Finan­zen, zu fin­den hier.

Es legt fest, wie alle das Steu­er­recht betref­fen­den Unter­la­gen geführt und auf­be­wahrt wer­den sollen. 

Es sagt aus, dass die klas­si­schen Buch­hal­tungs­prin­zi­pi­en ein­zu­hal­ten sind, also z.B. “kei­ne Buchung ohne Beleg”. 

In die­ser neu­en Ver­si­on hin­zu­ge­kom­men sind Anlei­tun­gen, was das elek­tro­ni­sche Doku­men­ten­ma­nage­ment angeht. Der Tenor des Doku­men­tes geht dahin, dass dem elek­tro­ni­schen Doku­ment Vor­rang vor den beleg­haf­ten Vor­gän­gen ein­ge­räumt wird, so darf z.B. ein Papier­do­ku­ment gescannt wer­den, ein elek­tro­ni­sches Doku­ment darf aber nicht gedruckt und auf­be­wahrt werden. 

Das Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Finan­zen gibt uns dafür eine gene­rel­le Anlei­tung an die Hand:

“Tech­ni­sche Vor­ga­ben oder Stan­dards (z. B. zu Archi­vie­rungs­me­di­en oder Kryp­to­gra- fie­ver­fah­ren) kön­nen ange­sichts der rasch fort­schrei­ten­den Ent­wick­lung und der eben- falls not­wen­di­gen Betrach­tung des orga­ni­sa­to­ri­schen Umfelds nicht fest­ge­legt wer­den. Im Zwei­fel ist über einen Ana­lo­gie­schluss fest­zu­stel­len, ob die Ord­nungs­vor­schrif­ten ein­ge­hal­ten wur­den, z. B. bei einem Ver­gleich zwi­schen hand­schrift­lich geführ­ten Han­dels­bü­chern und Unter­la­gen in Papier­form, die in einem ver­schlos­se­nen Schrank auf­be­wahrt wer­den, einer­seits und elek­tro­ni­schen Han­dels­bü­chern und Unter­la­gen, die mit einem elek­tro­ni­schen Zugriffs­schutz gespei­chert wer­den, ande­rer­seits.”

Bun­des­mi­nis­te­ri­ums für Finan­zen, Doku­ment 2019/0962810

Das wird im wei­te­ren Ver­lauf noch etwas wei­ter aus­ge­führt, mün­det aber in den drei für uns wich­ti­gen Kernaussagen:

• Alle elek­tro­ni­schen Doku­men­te müs­sen unver­än­der­bar abge­spei­chert wer­de. Das löst isis­docs dar­über, dass alle ein­ge­le­se­nen PDF — Doku­men­te mit einem inter­nen Schlüs­sel ver­schlüs­selt werden.
• Die­se Doku­men­te müs­sen jeder­zeit sicht­bar gemacht wer­den kön­nen und
• Es muss nach­voll­zieh­bar sein, wie die Doku­men­te behan­delt wor­den sind. Dazu ver­langt der Gesetz­ge­ber eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on, wo jeder Steu­er­pflich­ti­ge genau auf­führt, wie zu wel­chem Zeit­punkt alle ein­ge­hen­den Doku­men­te behan­delt wer­den. Alle Aktio­nen inner­halb von isi­docs wer­den protokolliert.